Приказ по номенклатуре дел доу

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Приказ по номенклатуре дел доу

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита
ИндексЦифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
НаименованиеЗаголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц храненияОтражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки храненияУказываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
ПримечанияДополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Корректировка номенклатуры дел

Приказ по номенклатуре дел доу

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее.

Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела. В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения.

Необходимые согласования

В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения. Из номенклатур дел подразделений формируется сводная номенклатура дел организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в организации и поступающие в нее из других организаций.

Если документы организации в дальнейшем передаются на хранение в архив, номенклатура дел подлежит согласованию сначала с экспертной комиссией организации, затем – с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

После согласования с архивным учреждением номенклатура дел утверждается руководителем организации (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

Номенклатура дел, согласованная с архивным учреждением, в дальнейшем может использоваться в течение пяти лет, если в организации не происходит серьезных структурных или функциональных изменений. Если такие изменения происходят, переработанная номенклатура дел заново согласовывается с архивом.

Если документы организации в архив не передаются и в течение всего установленного для них срока хранения хранятся в организации (в архиве организации), согласование с архивным учреждением не проводится, и номенклатура дел после ее согласования с экспертной комиссией организации утверждается руководителем.

Зачем нужна корректировка?

Поскольку в течение года в деятельности организации могут произойти различного рода изменения, как структурного, так и функционального характера (могут быть созданы новые подразделения или ликвидированы ранее существовавшие, может произойти объединение нескольких подразделений или, наоборот, разделение одного подразделения на два, могут возникнуть новые направления деятельности и т.д.), в конце года службой делопроизводства проводится работа по корректировке номенклатуры дел.

Корректировка номенклатуры дел означает уточнение заголовков дел, включение новых заголовков дел, отражающих новые направления деятельности, исключение заголовков дел, которые в новом году формироваться не будут.

Если в организации было создано новое подразделение, следует разработать новый раздел и включить его в номенклатуру дел предстоящего года.

Если в организации произошло разделение одного подразделения на два, следует произвести разделение соответствующего раздела номенклатуры дел.

Работа по корректировке номенклатуры дел проводится в последнем квартале текущего года всеми организациями. Исключение оставляют организации, деятельность которых носит сезонный характер (экспедиции, театры и др.) и которые проводят работу по корректировке номенклатуры дел в конце текущего сезона.

В любом случае работа по корректировке номенклатуры дел должна быть завершена к наступлению нового года (сезона).

В большинстве организаций к 1 января наступающего года номенклатура дел должна быть перепечатана, в копиях или в электронном виде разослана по подразделениям, чтобы в первый рабочий день нового года сотрудники могли начать формирование дел по обновленной номенклатуре дел.

Как организовать работу по корректировке номенклатуры дел?

Прежде всего должен быть издан приказ руководителя организации, в котором будут даны соответствующие поручения службе делопроизводства и руководителям подразделений о проведении корректировки номенклатуры дел.

Второй важный в организационном плане шаг – проведение службой делопроизводства рабочего совещания с работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

На этом совещании необходимо обсудить вопросы методического характера, в частности проанализировать содержание разделов номенклатуры, определить разделы, подлежащие корректировке, проанализировать правильность определения сроков хранения и рассмотреть другие вопросы, связанные с номенклатурой дел.

Хорошо, если до проведения такого совещания служба делопроизводства проведет проверку правильности формирования дел в структурных подразделениях, в этом случае на совещании одновременно нужно будет обсудить и вопросы формирования дел.

Дела должны формироваться в строгом соответствии с номенклатурой дел, и если выявляются какие-либо нарушения, то это тоже повод для обсуждения на совещании. Причиной неправильного формирования дел может быть неправильная формулировка их заголовков. Естественно, что для исключения таких ситуаций нужно скорректировать заголовки дел.

При корректировке номенклатуры дел необходимо обратить внимание на полноту отражения в номенклатуре документов подразделения и на правильность определения сроков хранения документов.

В номенклатуру дел включаются все документы организации, как создаваемые, так и поступающие, на любых носителях (бумажных, магнитных и иных).

Подлежат включению в номенклатуру дел документы с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.), документы временно действующих органов, справочные, учетные, регистрационные и иные картотеки, журналы и базы данных.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/12_2006/korrektirovka_nomenkl/

Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации. Номенклатура дел

Приказ по номенклатуре дел доу

Мы продолжаем цикл методических материалов, посвященных организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении. Вместе с к.и.н., доцентом, заведующей кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Буровой вспоминаем о том, с чего начинается систематизация документов в организации.

Формирование документального и затем архивного фонда документов организации осуществляется в первую очередь посредством номенклатуры дел, а затем уже путем формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение. Номенклатура дел — основной классификационный, информационно-поисковый и учетный справочник на документы, в том числе архивные. С нее начинается порядок в работе с документами любой организации.

Что такое номенклатура дел и ее функции

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел на стадии документационного обеспечения управления выполняет классификационную, информационно-поисковую и учетную функции.

Классификационная функция номенклатуры дел реализуется путем разработки схем ее построения (как правило, структурной схемы, которая будет рассмотрена ниже, в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации) и последующего распределения документов в дела (систематизации документов). Другими словами, номенклатура дел устанавливает схему систематизации исполненных документов в дела на календарный год и закрепляет их индексацию, более того – при регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Информационно-поисковая функция обеспечивает представление сведений о делах, которые должны быть заведены, или о наличии дел, которые заведены в конкретном структурном подразделении и организации в целом, а также раскрытие состава и содержания документов на уровне каждого дела с целью их нахождения и использования.

Учетная функция номенклатуры дел важна как для стадии документационного обеспечения управления, так и архивного хранения. Номенклатура дел содержит сроки хранения дел, является основой проведения экспертизы ценности, и учитывает дела в соответствии со сроками их хранения.

Типы и виды номенклатур дел

В отечественной практике различают три типа номенклатур дел: 

  • типовые;
  • примерные; 
  • индивидуальные.

Типовые номенклатуры дел разрабатываются с целью единых подходов к формированию дел, унификации заголовков и установления единых сроков хранения для однотипных документов.

Типовые номенклатуры дел носят нормативный характер (являются нормативным документом).

Можно выделить два вида типовых номенклатур дел: типовые номенклатуры дел организаций и типовые номенклатуры дел структурных подразделений.

Типовые номенклатуры дел создаются для типовых, однородных по характеру деятельности и структуре организаций, как правило, вышестоящими организациями для подведомственной сети.

Типовые номенклатуры дел структурных подразделений целесообразно разрабатывать самой организации также для однородных по характеру деятельности и внутреннему построению филиалов, представительств, которых сегодня достаточно много в различных структурах, а также и для однотипных структурных подразделений.

Примерные номенклатуры дел разрабатываются для определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом документов. Они устанавливают примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые они распространяются, с указанием их индексов.

В примерных номенклатурах дел заложена наиболее эффективная схема систематизации дел, унификация описания и формирования дел.

Примерные номенклатуры дел также могут быть двух видов: примерные номенклатуры дел организаций и примерные номенклатуры дел структурных подразделений.

Но если типовые номенклатуры дел носят нормативный характер, то примерные номенклатуры дел – рекомендательный характер. И типовые, и примерные номенклатуры дел служат базой для разработки индивидуальных номенклатур дел в конкретной организации.

Индивидуальные номенклатуры дел, которые разрабатываются в конкретной организации, могут быть трех видов: 

  • сводная номенклатура дел организации; 
  • простая номенклатура дел организации; 
  • номенклатура дел структурного подразделения.

Сводная номенклатуры дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, а в небольших организациях, не имеющих четкой структуры и с небольшим документооборотом, составляется одна номенклатура дел на организацию в целом, без наличия номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатуры дел разных типов и видов в основе своей имеют единую правовую и методическую базу, оформляются по строго установленной форме. Так как организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел, а наиболее сложной является сводная номенклатура дел, то именно ее и рассмотрим в качестве примера.

Организация работы по составлению номенклатуры дел

Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь свою индивидуальную или сводную номенклатуру дел (далее по тексту «номенклатура дел организации»), которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления под методическим руководством архивной службы.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся:

  • без изменений сроки хранения дел, если они соответствуют действующим в этот период времени типовым, отраслевым (ведомственным) или корпоративным  перечням документов, утвержденным или согласованным с Росархивом в лице Министерства культуры Российской Федерации; 
  • заголовки дел, которые предполагается завести в следующем году, но конкретизированные с учетом специфики деятельности организации.

Как известно, номенклатура дел организации составляется в последнем квартале каждого года. Служба ДОУ готовит проект приказа или распоряжения руководителя организации о представлении структурными подразделениями своих номенклатур дел с изменениями и дополнениями на следующий год, с указанием ответственных лиц в структурных подразделениях и сроках исполнения данного документа.

После того, как структурные подразделения представят свои номенклатуры дел, служба ДОУ сводит их воедино, редактирует, уточняет, унифицирует данные и должным образом оформляет номенклатуру дел организации на следующий год.

Вновь созданное структурное подразделение должно в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется ответственным за архив или архивное хранение документов, согласовывается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации (о чем обязательно должно быть сказано в протоколе заседания ЦЭК или ЭК) и только после этого утверждается руководителем организации.

И только организации, которые передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив (являются источниками комплектования этих архивов), должны номенклатуру дел согласовывать с государственным или муниципальным архивом. Делается это не реже одного раза в 5 лет, если только не было серьезных изменений функций или структуры организации.

Номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут согласовываться с архивом на договорной основе. Подготовленная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел организации рекомендуют издавать в том случае, если в нем дается дополнительная информация, например, следующего характера: о введении в действие с такого-то числа, о направлении выписок из номенклатуры дел организации в структурные подразделения.

Номенклатура дел готовится в 4-х экземплярах в организациях-источниках комплектования, передающих документы в государственный или муниципальный архив, и в 3-х экземплярах – в организациях-не источниках комплектования, т.е. не передающих свои документы в государственный или муниципальный архив (в этих организациях не будет четвертого экземпляра, предназначенного для государственного или муниципального архива).

Первый экземпляр, как документ постоянного хранения, формируется в дело в службе ДОУ, второй — используется службой ДОУ как рабочий экземпляр, третий – применяется в работе в архиве или архивохранилище организации, а четвертый предназначается для государственного или муниципального архива, с которым согласовывалась номенклатура дел. При этом рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе ДОУ в электронном виде.

После этого из номенклатуры дел организации делаются выписки, касающиеся данных каждого структурного подразделения, и вместе с приказом рассылаются в эти подразделения. На основе данных выписок структурные подразделения полностью завершают оформление своих номенклатурных дел.

Здесь следует добавить, что срок хранения номенклатуры дел организации (сводной) — постоянный, как было и раньше, а вот срок хранения номенклатуры дел структурного подразделения в новом типовом перечне указан следующий «До замены новыми и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учетных по номенклатуре дел», т.е. храним номенклатуру дел в структурном подразделении еще 3 года после того, как уже не осталось в подразделении дел, указанных в ней. 

!Кстати, не забудьте отразить это в самой номенклатуре дел.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

(window.Image ? (new Image()) : document.createElement('img')).src = location.protocol + '//.com/rtrg?r=myYGPjTW/436zezb4MXuiZMqKsn/Q84JHIYu4h*1f7t9FRdwXmKmJOS/1Bv83W2BaTGVwKjmjbd*ZhsVyohzXKaIhobSdzjH70YGyZs852e3gn14ttN*wSO2//qVb1tlv*G6es9RUVemMQ*xT1c38yG3vVVeC/kwMuRI5MvoI-';

Источник: http://naar.ru/articles/osnovnye-klassifikatcionnye-informatcionno-poiskovye-i-uchetnye/

Все по одной теме Организация работы с документами Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Приказ по номенклатуре дел доу

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела.

1. Документооборот в организации: схемы, учет, анализ

Справочно

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция по делопроизводству).

Электронный документооборот организации — движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело (часть первая п.

13 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.

2019 № 19, далее — Инструкция № 19).

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) (п.6 Инструкции по делопроизводству).

При небольшом объеме документооборота в организации служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

К организации документооборота предъявляются следующие требования:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации (подп.138.2 п.138 Инструкции по делопроизводству).

Справочно

Электронный документооборот организации осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ) (часть вторая п.13 Инструкции № 19).

Организация электронного документооборота регулируется главой 3 Инструкции № 19.

Учету подлежат все документы организации.

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Анализ документооборота проводится в следующих направлениях:

• состав документов;

• количество документов;

• маршруты движения документов;

• организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение);

• формы документов.

В целях оптимизации документооборота проводится его анализ с целью:

• сокращения документооборота;

• сокращения трудоемкости обработки документов;

• увеличение скорости движения и, соответственно, исполнения документов.

Дополнительно по теме:

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=317434

Адвокат 24