Приказ об отчете по командировке

Отчёт о командировке – как составить, пример написания

Приказ об отчете по командировке

После совершения служебной поездки сотруднику необходимо оформить ее результаты и перечислить расходы, сопроводив их подтверждающими документами. Для этого он заполняет два вида отчетов: авансовый по расходам на командировку (для бухгалтерии) и отчет о выполнении задания на командировку (для руководства). К ним он прикладывает все имеющие отношение к поездке документы.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по командировке — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

  1. Суточные — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
  2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
  3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
  4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
  5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении задания на командировку.

В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку.

Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

Оформлять отчет о командировке нужно только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Максимальный срок на заполнение и сдачу руководителю этого вида отчета не должен превышать месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

  • название компании, ее ОКПО;
  • название самого документа (авансовый отчет);
  • дата составления и регистрационный номер этого документа;
  • утверждающая надпись с указанием должности руководителя, его подписью и датой утверждения;
  • данные командированного сотрудника (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, табельный номер);
  • сведения о полученном авансе (его размер и способ выплаты работнику);
  • общая сумма фактического расхода средств;
  • количество приложений;
  • подписи бухгалтера, проверившего и принявшего отчет, и главного бухгалтера;
  • сведения о возврате неизрасходованных средств или доплате командированному сотруднику.

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

отчета о командировке

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

  • данные командированного сотрудника;
  • сроки и место командировки;
  • краткое описание поставленных целей и задач;
  • проделанную работу по выполнению поручений;
  • результаты поездки.

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из приказа на командировку или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте.

В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

20.06.2018

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/otchet-o-komandirovke-primer-napisaniya.html

Отчёт о командировке и служебное задание в 2019 году: как написать

Приказ об отчете по командировке

Сотрудники каждой организации периодически отправляются в служебную командировку по поручению руководителя. У каждого из них есть определённое задание для выполнения.

После возвращения назад работнику предстоит составить отчёт о том, что было сделано во время командировки. В таком случае пригодится бланк служебного задания (форма Т-10а).

Выясним, какие правила его оформления действуют 2019 году.

Для чего нужно служебное задание

Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.

2004, стали только рекомендованными к применению.

Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.

Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.

Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.

Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.

Полученное служебное задание для командировки может поставить в тупик даже опытного сотрудника

Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?

Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.

Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.

Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.

Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.

Образец заполнения служебного задания

Краткий отчёт о командировке

Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.

Бланк Т-10а по прежнему оформляется во многих организациях

Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.

Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?

Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2019 года составлять отчёт необязательно.

Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять — нарушением это не станет.

Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт.

И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки).

И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.

Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.

Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.

Произвольная форма заполнения отчёта о командировке удобна для работника

Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.

Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте — объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.

Даже о неудачной командировке следует отчитываться по всем правилам

Какие финансовые документы приложить к отчёту

Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.

Работнику придётся отчитаться обо всех потраченных суммах в трёхдневный срок.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

Если в положении о командировках содержитcя указание о том, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае.

Это действует и тогда, когда информация, указанная в нём, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.

 Каждое служебное задание имеет строго определённый набор глав, которые позволяют заполнить документ только на одного сотрудника.

Это означает, что стандартный бланк Т-10а нельзя использовать для нескольких работников. Поэтому для каждого командируемого составляется индивидуальное служебное задание.

Лицевая сторона авансового отчёта, составленного по форме АО-1

Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.

Оборотная сторона авансового отчёта. Пример заполнения

В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).

После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.

По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.

Приведённый выше алгоритм оформления служебного задания и командировочного отчёта поможет работнику отчитаться о служебной поездке. Не являясь обязательными к заполнению, эти бланки пользуются широкой популярностью у кадровых сотрудников. Несложные в заполнении, они несут в себе массу информации, необходимой для слаженной работы кадровой и бухгалтерской служб предприятия.

Согласно действующему законодательству, как работник, так и руководитель должны обязательно исполнять предписания локальных актов компании.

 Таким образом, если у организации имеется «Положение о командировках», включающее в свой перечень служебное задание — то работники обязуются заполнять его графы.

 В случае отказа от выполнения своих обязанностей, сотрудник, согласно 192 статье ТК РФ может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ненадлежащее заполнение нужных строк можно расценивать как невыполнение задания, полученного для служебной поездки.

Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku.html

Отчет о командировке

Приказ об отчете по командировке
Если вы впервые готовитесь отправиться в командировку, узнать о том, как правильно написать Отчет по поездке вам следует заранее. Рассмотрим основные моменты по оформлению соответствующего документа.

Что такое «командировка»?

Если руководствоваться ТК РФ, то под командировкой требуется понимать служебную поездку сотрудника, осуществляемую в определенный срок и с определенными целями. Для того чтобы отправить работника «в путь», руководитель должен оформить специальный Приказ. Специалист обязан выполнить рабочее поручение, находясь вне пределов основного места трудоустройства.

К командировкам не относятся разъезды и поездки по городам и странам, проходящие по условиям постоянной работы.О том, что работник действительно является «командированным», позволяет судить соответствующее удостоверение. В документе должны быть указаны следующие данные:

  • Время выезда из исходной точки поездки;
  • Время прибытия в пункт назначения.

Однако существует ряд исключений. Для примера, если сотрудник должен выехать за рубеж, то оформлять такое удостоверение не нужно (если государство визита не входит в состав СНГ, имеющим соглашение об отсутствии необходимости ставить штампы по факту пересечения границ).

Удостоверение всегда выдается в единственном экземпляре, и сохраняется работником в течение всего срока присутствия в командировке. Составлять Отчет следует по прибытию.

Бумаги для оформления отчета

Современные законы стали относиться к командированным сотрудникам более лояльно, и не предусматривают дополнительных бюрократических трудностей.

В частности, сегодня выездным специалистам уже не требуется обязательно оформлять такие бумаги, как:

  • Журнал учета;
  • Отчет об осуществленной поездке;
  • Удостоверение командированного сотрудника;
  • Служебное задание.

Отдельно скажем о том, что оформление Журнала учета – необязательная по закону мера.

Но на деле вести его все-таки следует (при соответствующем указании руководителя компании).  Оформлять командировку сегодня гораздо легче, чем многие годы назад. С другой стороны, некоторые начальники «старой закалки», все еще придерживаются советской программы. Заранее уточните список бумаг, требуемых именно вашим руководителем к подаче.

В список документов, обязательных к оформлению в 2017-18 году, входят:

  • Отчет об авансе, выданном сотруднику на служебные нужды;
  • Если в командировке сотрудник будет пользоваться служебной машиной, оформляется служебная Записка;
  • Если сотрудник будет использовать личный или служебный автомобиль, оформляется путевой лист;
  • Внутренний приказ с обозначением места и целей командировки. С этим документом специалиста необходимо ознакомить лично. После чего последний должен или принять приказ, или отказаться от него. И первое, и второе возможно исключительно в письменной форме.

Перед командировкой составляют приказ с указанием графика поездки. При желании, можно использовать стандартный бланк Т9 или оформить документ в свободной форме, утвержденной руководством организации.

После того, как специалист подтверждает согласие отправиться в командировку, он может выезжать в путь. На руки (или на банковскую карту) сотруднику предоставляют определенную сумму денег, которые он может тратить на рабочие нужды.

Как отчитаться о работе, выполненной в командировке?

После того, как сотрудник возвращается из рабочей поездки, ему необходимо заполнить некоторые документы, прежде выписанные руководителем. Кроме того, он должен составить Авансовый Отчет.
Отчет об авансе оформляется в свободной форме, руководствоваться при заполнении можно формой АО1.

Отчет предоставляется начальству на сверку в течение ближайших 3-х рабочих суток. Подкреплять документ необходимо иными бумагами о рабочих расходах – это могут быть билеты на авиа-перелет, счета за бронирование отеля и т.д.   Важно! Подача Авансового отчета в течение трех ближайших рабочих дней – обязательное условие.

Вне зависимости от того, куда отправлялся сотрудник, в поездку по РФ или за границу, и на какой срок.

Как грамотно оформить отчет по командировке?

Законы РФ говорят о том, что оформляя Отчет, командированный сотрудник должен прибегать к помощи унифицированной формы.Уже свыше 5 лет командированные могут использовать те стандартные формы, которые по своему усмотрению разрабатывают предприятия. Форму необходимо заблаговременно утвердить и подавать как приложение.

Быстрее и проще всего разработать форму, руководствуясь стандартами формы Т10А.В Отчете в обязательном порядке необходимо указывать информацию такого характера:

  • Данные о том, какая работа была проделана в поездке;
  • Сведения о задачах, которые были поставлены перед сотрудником в начале командировки.

Руководителю необходимо обозначить:

  • Наименование предприятия сокращенно или целиком;
  • Время оформления документа и его порядковый №. Дата должна быть аналогичной той, которая проставлена в удостоверении сотрудника;
  • Место отправки и наименование встречающей стороны;
  • Должность сотрудника и название подразделения, в котором он трудится;
  • Личные данные работника, отправленного в командировку.

Кроме того, руководитель обозначает того, кто будет финансировать поездку – встречающая сторона или сама компания, выславшая сотрудника в путь.

С заполнением Отчета проблем не возникает. Перед отправкой специалиста в рабочее путешествие, начальство указывает задачи, которые он должен решить. Соответственно, принимая в расчет эти задачи, сотрудник составляет документ.

Важно! Многие «начинающие» командированные указывают в Отчете ненужную информацию, допустим, о том, что «с поставленными задачами я справился в краткие сроки и в нужном объеме». Это неверно: вы должны составить ясное и структурированное объяснение с указанием полного перечня осуществленных мероприятий.

Документ необходимо оформить таким образом, чтобы в дальнейшем налоговики не могли задать вашей компании никаких лишних вопросов о том, с какими целями была осуществлена командировка. Если вы не смогли справиться с рабочими задачами, укажите, по каким причинам это произошло.

Если вы дадите объективное объяснение, то начальство вашего предприятия может принять решение о том, чтобы не взыскивать с вас командировочные расходы.    Если в Отчете не хватает полей, указывайте информацию на обычном бумажном листе белого цвета формата А-4.

Таким образом, вы не нарушите российский закон об оформлении документов для командированных.

Бланк авансового отчета

Форма-Т10а

Нюансы оформления документации

К стандартному Отчету о командировке вам нужно будет прикрепить Отчет об авансе.

В последнем документе вам необходимо будет обозначить такие сведения:

  • Документы, которые способны подтвердить ваши затраты в деловой поездке;
  • При наличии остатка – его величина до рубля и копейки;
  • Полная величина потраченных финансов;
  • ФИО и должность командированного работника;
  • Время выдачи аванса;
  • Уникальный № Отчета;
  • Сумма, которая была получена в качестве аванса.

Информация о работниках, приехавших из делового путешествия, поступает в Журнал Учета. Мы рекомендуем руководителям предприятий не отказываться от оформления этого Журнала. Хотя это не является обязательной нормой.

Кроме того, необходимо составить служебную записку (при условии, что рабочие задачи командированного сотрудника нельзя было решить, не прибегая к эксплуатации машины). Неважно, какой именно автомобиль был использован, служебный или личный сотрудника.

Как заполнить служебную записку?

В документе необходимо указать, что поставленные цели можно решить только с использованием автомобиля. Также следует обозначить бренд авто, его кузов и цифры/буквы номерного знака.

Внизу записки обозначаются бумаги, которые способны подтвердить затраты на покупку горючего для машины, расходы на жилье и питание сотрудника.

 Если специалист ездил на транспорте, оформленном на него по доверенности, такую информацию тоже следует обозначить в записке.

Какая командировка является действительной?

Принимая в расчет нормы законов РФ, в текущем году действительными являются те командировки, об осуществлении которых имеются следующие документы:

  • Служебная записка и маршрутный лист;
  • Приказ руководителя;
  • Отчет об авансе.

Об использовании такой деловой документации необходимо сообщать в Отчете о командировке. Кроме того, к Отчету должны быть прикреплены все бумаги и чеки, которые способны подтвердить понесенные финансовые затраты.

 

Кто должен руководствоваться указанными требованиями по оформлению командировочных документов? Все: как частные предприятия, так и государственные организации.

Подводим итоги

Трудно ли оформить Отчет о командировке в соответствии с нормами законодательства РФ? Как показывает практика, нет. Сложностей не возникает даже у новичков. Главное, сохранять все документы, которые имеют отношение к поездке, например, чеки и бумаги по расходам в рабочем путешествии.

Источник: https://byrich.ru/232-otchet-o-komandirovke.html

Отчет о командировке: образец заполнения, пример написания, бланк скачать

Приказ об отчете по командировке

Оформление отчета о командировке позволяет работодателю подтвердить достигнутые работником результаты поездки и подтвердить понесенные расходы. Рассмотрим, порядок составления этого документа, образец и пример написания.

Внимание! Эти документы помогут вам правильно оформить деловую поездку работника:

Работодатель направляет своего сотрудника в командировку для выполнения определенной заранее поставленной цели.

При этом работнику ставят задачу и выдают денежные средства для покрытия возникших в поездке расходов.

После возвращения сотрудник должен отчитаться о выполнении поставленной задачи и о том, как он потратил выданные ему суммы. Ведь у работодателя нет возможности контролировать его в поездке.

https://www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

Работать с командировочными документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую документацию. Формы соответствуют всем требованиям законодательства

Заполнить отчет о командировке онлайн ⟶

Правильно оформленные документы помогут:

  • получить точную информацию о результатах достижения поставленных целей;
  • подтвердить расходы при расчете базы по налогу на прибыль, единого налога при УСН, а также снимут вопросы в части обложения НДФЛ выплат работнику.

Документальное оформление командировки предусматривает выполнение трех шагов:Шаг 1. Планирование командировки и оформление по его результатам служебного задания.Шаг 2. Издание и утверждение директором фирмы или ИП приказа о направлении работника в командировку.

Шаг 3. По возвращении сотрудник описывает достигнутые результаты в отчете о командировке и отчитывается о понесенных расходах в авансовом отчете по командировке. Также он прикладывает подтверждающие документы

Формы отчета по командировке

Унифицированная форма отчета по командировке была обязательной для заполнения до конца 2014 года. Напомним, что форма № Т-10а «Служебное задание» имела специальный раздел для написания отчета о выполнении задания. Командированные работники были обязаны его заполнять.

С 08.01.2015 года данная бланк отчета по командировке перестал быть обязательным для заполнения. Но на практике работодатели продолжают его использовать. Причины мы перечислили выше.

Более того, работодатели применяют самостоятельно разработанные формы отчетов о командировке, установленные в локальных нормативных актах (ЛНА), либо разрешают работникам писать отчеты в свободной форме.

Обязанность для работников заполнять отчеты по командировке следует также закрепить в ЛНА.

Далее мы рассмотрим примеры отчетов о командировке.

Использование отчета о командировке позволяет:

  • работодателю — проконтролировать выполнение порученного командированному сотруднику задания;
  • работнику — разъяснить, насколько он добился поставленной цели и выполнил порученное ему задание.

Как заполнить унифицированную форму отчета о командировке

Унифицированный бланк отчета по командировке по форме № Т-10а «Служебное задание» содержит:

  • наименование фирмы-работодатели или ИП;
  • номер и дату оформления;
  • табельный номер работника;
  • подразделение, в котором числится работник;
  • его должность и ФИО;
  • место, в которое направляют сотрудника;
  • сроки поездки;
  • кто оплачивает командировку;
  • ее основания и цель.  

Вид поручаемого задания и поставленные перед сотрудником цели указывают в графе 11.

Место для отчета о командировке предусмотрено в графе 12. На момент отъезда ее не заполняют. Работник вписывает данные по мере выполнения поставленных перед ним задач.

Поле «Заключение» заполняет непосредственный руководитель сотрудника по прибытии из командировки. Он пишет итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.

Образец заполнения унифицированной формы отчета о командировке

Заполненная унифицированная форма № Т-10а выглядит так:

Как составить отчет о командировке в свободной форме

Работодатель вправе составить отчет по командировке в свободной форме. Например, это может быть письменный отчет, служебная записка или доклад. При этом цель поездки нужно указать в приказе о направлении в командировку, который не содержит поля для отчета о выполнении задания.

При составлении отчета следует руководствоваться следующими правилами.

  1. Документ должен содержать указание на основание поездки. Например, на служебное задание самого работодателя на приглашение от стороннего юридического лица или ИП.
  2. Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.
  3. Следует приложить к отчету подтверждающие результат поездки документы. Это может быть, копия подписанного сторонами договора, протокол проведенных переговоров и т. п.
  4. Отчет утверждает директор компании или ИП.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Приведем пример отчета по командировке, в которую работника направили для проведения переговоров с поставщиком.

Кто ставит подписи на отчете?

Реквизиты унифицированной формы отчета по командировке предусматривают три подписи:

  1. Подпись руководителя подразделения, направившего сотрудника в поездку.
  2. Подпись работника. Она служит:
  • подтверждением согласия на отправку командировку;
  • подтверждает ознакомление с условиями поездки.

Работодатель не вправе посылать в командировку беременных сотрудниц и работающих у него подростков до 18 лет. Также от поездки вправе отказаться:

  • одинокие родители детей в возрасте до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии у них медицинского заключения.

Работодатели — субъекты малого бизнеса, где все решения принимает руководитель фирмы или ИП, могут ставить на отчете только две подписи: директора (ИП) и работника.

На свободной форме отчета о командировке можно использовать аналогичные реквизиты.

Авансовый отчет о командировке

Авансовый отчет о командировке подтверждает понесенные в поездке расходы. Коммерческие компании, как правило, используют унифицированный бланк по форме № АО-1 (утв. пост. Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/2138-kak-sostavit-otchet-o-komandirovke-obrazets

Отчет о командировке – образец

Приказ об отчете по командировке

Направление сотрудника в командировку предполагает издание соответствующего приказа и выдачу денег на расходы авансом.

Обязательными для оформления считаются приказ, служебная записка и авансовый отчет – командировочные расходы в этом случае при условии правильности заполнения каждого из бланков будут зачтены в бухгалтерском учете.

Особенности процедуры подтверждения затрат на командировку и подготовки сопроводительной документации приведены в постановлении Правительства, датированном 13 октября 2008 г., под № 749.

Служебное задание на командировку – образец заполнения

При желании использовать в оформлении командировки бланк служебного задания (которое нынче не обязательно, т.к. пункт 6 Положения о командировках, требующий от работодателя оформлять этот документ, с января 2015 г. утратил силу) этот факт следует отразить в локальном нормативном акте. В качестве образца можно использовать форму Т-10а. Порядок составления задания состоит из:

  • решения руководства направить сотрудника в командировку;
  • заполнения первых 11 граф бланка служебного задания;
  • ознакомления командируемого с целью поездки.

Отчет о командировке будет опираться на данные, указанные в задании. В числе сведений, которые целесообразно отразить в служебном задании следующие:

  • реквизиты предприятия-работодателя;
  • данные о сотруднике с указанием его должности;
  • пункт назначения;
  • продолжительность поездки с приведением дат начала и окончания командировки;
  • реквизиты приказа о командировке и цель поездки.

В конце проставляются подписи, а по окончании командировки сотрудник заполняет результат – выполнено порученное ему задание или нет.

Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления

Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно. С 2015 года, опять же, можно обойтись и без этого бланка.

Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:

  • реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
  • период, за который заполняется форма отчета о командировке;
  • причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
  • задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
  • достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).

Когда заполняется отчет о командировке, пример написания может содержать лаконичное изложение итогов поездки или более подробное раскрытие сложившейся ситуации. Иногда отведенного пространства для отражения результатов недостаточно. В этом случае разрешается приложить чистый лист формата А4 и продолжить изложение информации на нем.

Отчет о командировке, образец которого разрабатывается предприятием, нужен для обоснования необходимости осуществления конкретной служебной поездки перед контролирующими органами.

Именно с этой целью и даются развернутые ответы о результатах командировки.

Если поставленная цель не была достигнута, то отчет о командировке должен содержать пояснения причин, послуживших препятствием к выполнению задания.

Как составить авансовый отчет по командировке – образец

После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями.

Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо.

После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:

  • личных данных работника;
  • документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
  • датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.

Как составить авансовый отчет по командировке?

Образец по форме АО-1 выглядит так:

Алгоритм действий при подаче авансового отчета:

  1. Авансовый отчет по командировке заполняет сотрудник, вернувшийся из служебной поездки.
  2. В трехдневный срок после возращения заполненный бланк с приложениями сдается в бухгалтерию на проверку.
  3. При правильном оформлении документации руководитель подписывает отчет.
  4. В случае обоснованной необходимости возмещения затраченных работником сверх аванса средств во время командировки, они покрываются предприятием. Если образовался непотраченный остаток аванса, излишек сдается в кассу.

Авансовый отчет по командировке оформляется в одном экземпляре. Квитанции с чеками и другими подтверждающими расход документы необходимо приклеивать на лист бумаги формата А4. В качестве сопроводительных документов могут выступать оригиналы:

  • командировочного удостоверения (с 2015 года не требуется);
  • чеков и квитанций, фиксирующих потраченные суммы на проживание в пункте назначения;
  • билетов;
  • краткий отчет о выполнении задания командировки.

Образец заполненного отчета

Источник: https://spmag.ru/articles/otchet-o-komandirovke-obrazec

Как написать отчет о командировке?

Приказ об отчете по командировке

Руководитель предприятия в связи со служебной необходимостью отправляет сотрудника в командировку.

Для этого должен быть оформлен соответствующий приказ. В нем указывается должность и фамилия сотрудника, место назначения и цель поездки.

После приезда работник составляет отчет о командировке. В документе он подробно описывает, что было проделано во время поездки и была ли достигнута ее цель.

Рассмотрим более подробно, что представляет отчет о командировке, приведем пример написания, обозначим, какие к нему применяются требования, как правильно нужно отчитаться и в какие сроки это необходимо сделать.

Что это за документ?

Каждый документ на предприятии относиться к определенной группе документооборота.

Отчет о командировке входит в список командировочных документов. Также в него входит приказ о командировке, авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание.

Проверка командировочных документов относится к компетенции налоговых органов — в частности, при проверке НДФЛ и налога на прибыль. Поэтому при составлении отчета о командировке бухгалтерии следует обратить особое внимание на правильность их заполнения.

Отчет о командировке должен составлять сотрудник, отправленный в поездку по служебной необходимости.

Сотруднику выдается вместе с командировочным удостоверением служебное задание. В нем есть графа с указанием цели командировки и отчета о проделанной работе. Именно во второй графе и должна быть внесена информация о проделанной работе.

Краткий отчет о служебной командировке составляется для пояснения выполнения цели командировки.

Обязателен ли?

До 2019г включительно, при направлении сотрудника в командировку, составление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательно и закреплено в нормативных документах.

С 08.01.15  пункт был упразднен.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе и отчет о командировке, стало необязательно — на усмотрение руководителя и бухгалтерии.

При большом потоке сотруднике, направляемых в командировку, чтобы избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов, рекомендуется составлять отчетные документы, как и раньше.

Это следует отметить в локальном акте.

Преимущества составления отчета о командировке:

  • при начислении зарплаты, бухгалтер документально имеет подтверждение нахождение работника в командировке;
  • при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).

Для небольшой организации рекомендуется не добавлять лишних бумаг. Информацию о командировке сотрудника можно получить вместо отчета из приказа.

Как составить отчет о командировке?

Согласно законодательству, создана унифицированная форма отчета о командировке.

При составлении документа сотрудник должен ими руководствоваться.

Рассмотрим, какие требования предъявляются к документу, из каких граф он состоит и как правильно его заполнить.

Требования к документу

Отчет о проделанной работе по служебной необходимости должен быть составлен не позднее 3 дней после возвращения.

Форма и разделы

С 2013 г. законодательством была разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно.

Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А (образец приведен далее):

Форма Т10а

Служебное задание выполняет следующие функции:

  • четко прописывается цель командировки и сопутствующие задания;
  • работник составляет отчет о проделанной работе.

Разделы служебного задания

Заполняются начальником подразделения:

  • наименование организации (полное или сокращенное);
  • номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
  • фамилия, имя, отчество сотрудника направляемого в командировку и его табельный номер из личного дела;
  • отдел, к которому прикреплен сотрудник (в небольшой организации указывается ее название, если нет разделения на отделы);
  • должность;
  • место назначения: город и организация;
  • срок командировки: дата начала, окончания общий срок;
  • кто финансирует расходы на командировку: отправляющая или принимающая сторона;
  • основание для командировки: план командировки, служебная необходимость и т.д.;
  • цель командировки и сопутствующие задачи;
  • подписи руководителя подразделения и директора.

Заполняются сотрудником, направленным в командировку:

  • отчет о проделанной работе;
  • подпись сотрудника.

При оформлении командировки служебное задание передается сотруднику с командировочным удостоверением или хранится в бухгалтерии до возвращения работника.

Правила заполнения

Правила заполнения отчета о командировке просты.

Перед отправкой в командировку, руководитель отдела прописывает цели поездки. Соответственно по этим целям сотрудник должен составить отчет о проделанной работе.

Не стоит ограничиваться словом «выполнил». В его задачу входит написать развернутое пояснение о том, что было сделано.

Надо составить отчет таким образом, чтобы при последующей налоговой проверке у специалистов не возникло вопросов в необходимости командировки и в частности направления данного сотрудника.

При невыполнении задачи следует указать причину. Если она будет уважительная, организация может принять решение не взыскивать с сотрудника понесенных расходов на командировку.

При нехватке поля для заполнения отчета можно продолжить его на листе А4. При этом это не будет зачтено, как нарушение законодательства.

Как написать правильно?

Отчет о командировке (образец) представлен ниже:

Кроме того, в организации возможно применение собственной формы отчета о командировке.

Пример такой формы:

отчет в произвольной форме

Кто подписывает и согласовывает?

Должно быть проставлено минимум 3 подписи:

  • сотрудника, оформлявшего командировку;
  • начальник подразделения – проверяет правильность заполнения;
  • руководителя предприятия – утверждает и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Вернувшись из командировки, согласно Постановлению №749, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе в течение 3 рабочих дней.

Он заполняет отчет о том, что было сделано, предоставляет документы, подтверждающие произведенные расходы.

Сопроводительные документы

При направлении сотрудника в командировку должен быть оформлен следующий комплект сопроводительных документов:

  • заявление на командировку (для определенных групп граждан);
  • приказ о направлении в командировку: указывается фамилия, инициалы сотрудника, должность, место назначения поездки, цель и сроки;
  • служебное задание: указывается информация аналогичная приказу, дополнительно появляется графа с отчетом о выполнении задания для сотрудника.

Авансовый отчет составляется одновременно с написанием отчета о командировке.

Оформляется для подтверждения выданного аванса или получение денег, потраченных на командировочные расходы. Сопровождается документальным подтверждением: квитанции, чеки, билеты.

С 8 января составление отчета о командировке стала необязательным.

На сегодня большинство организаций продолжаются использовать командировочные удостоверения и служебные задания.

Решение о составлении или не составлении принимает руководитель.

В первом случае необходимо закрепить решение в локальном акте. При решении продолжать их заполнение сотрудник обязан предоставить отчет в трехдневный срок.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/otchet-o-komandirovke-obrazec/

Адвокат 24