Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями. Кондакова Н

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

В процессе деятельности у любой организации может возникнуть необходимость представлять свои интересы в различных регионах.

Для оперативного решения стоящих перед организацией задач на местах могут создаваться обособленные структурные подразделения, которые располагаются вне места нахождения головной организации и являются составными частями создавшего их юридического лица.

Cуществует 2 вида обособленных структурных подразделений: филиал и представительство. Разница между ними заключается в том, что представительство представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) ее производственных (профильных) функций (ст. 51 Гражданского кодекса РБ).

Представительства и филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений. Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом (головной организацией) и действуют на основании выданной им доверенности. 

Способы ведения кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство в организации, имеющей представительства и филиалы, может быть организовано 2 способами: централизованным и децентрализованным.

Централизованное ведение кадрового делопроизводства: кадровые документы оформляют в головной организации

При централизованном подходе к ведению кадрового делопроизводства все документы, которые оформляют при приеме на работу и в дальнейшем на работников в процессе их трудовой деятельности, хранят в головной организации.

В ней создают, обрабатывают и хранят документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч. работников обособленных структурных подразделений.

При таком способе ведения кадрового делопроизводства руководитель обособленного структурного подразделения не наделен правом решать вопросы, возникающие в процессе трудовых отношений между работниками и нанимателем, т.е. осуществлять прием, перевод и увольнение работников.

Децентрализованный способ

При децентрализованном подходе наниматель наделяет руководителя обособленного структурного подразделения правом осуществлять прием, перевод, увольнение работников, а также решать иные вопросы, возникающие в рамках трудовых отношений с ними. Таким образом, кадровое делопроизводство ведет само обособленное структурное подразделение в полном объеме независимо от головной организации.

ЭТО ВАЖНО! Способ ведения кадрового делопроизводства должен быть указан в Положении о филиале.

Круг полномочий руководителя филиала в части решения кадровых вопросов напрямую зависит от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства.

Для того чтобы руководитель филиала (представительства) имел право самостоятельно решать кадровые вопросы, возникающие в процессе деятельности филиала (представительства), ему должны быть переданы полномочия по решению таких вопросов.

Полномочия должны быть закреплены в трудовом договоре (контракте) с руководителем филиала, его должностной инструкции, а также в Положении о филиале и доверенности.

Руководитель обособленного структурного подразделения несет ответственность за ведение кадрового делопроизводства в его подразделении и назначает работников, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек.

Отметим, что в упомянутых выше документах должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы, решать другие кадровые вопросы, относящиеся к деятельности филиала.

Кто решает вопрос о ведении кадрового делопроизводства в обособленном подразделении?

Действующее законодательство не содержит ограничений и рекомендаций относительно выбора формы ведения кадрового делопроизводства, поэтому руководство организации вправе решить этот вопрос самостоятельно, принимая во внимание особенности организационной структуры, а также численность работников.

Так, если в структуре организации имеется 1 или 2 филиала с небольшим штатом работников, целесообразным будет централизованное ведение кадрового делопроизводства. Если же филиалов и представительств много, то лучше делегировать право ведения кадрового делопроизводства обособленным подразделениям.

При организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все предусмотренные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Документы следует сформировать в дела и передать в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала (в зависимости от принятого в организации порядка хранения документов и дел).

Задачи по ведению кадрового делопроизводства в организации возлагают, как правило, на самостоятельное структурное подразделение – кадровую службу или отдельного специалиста.

Если в организации отсутствует штатная единица специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, ведение и хранение кадровых документов возлагают на работников организации путем издания соответствующего приказа.

Для организации и ведения кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях может быть создана штатная единица специалиста по кадрам либо (если штат филиала достаточно большой) отдельная кадровая служба.

Обязанности работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (его отдельных участков), должны быть закреплены в соответствующих приказах, например: о ведении воинского учета, ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, ведении журнала учета работников, выбывающих в командировки, ведении персонифицированного учета, проведении инструктажа по охране труда и др.

Порядок организации и ведения кадрового делопроизводства регламентируется в локальных нормативных правовых актах организации. В головной организации разрабатывают локальные нормативные правовые акты по кадровому делопроизводству (инструкция), определяют штатную численность работников организации, утверждают штатное расписание в общем и в обособленных структурных подразделениях в частности.

Руководитель головной организации утверждает штатное расписание организации (с распределением по обособленным структурным подразделениям), документы, которые регламентируют технологию кадровых процессов и порядок их документирования (инструкция по кадровому делопроизводству, положения о командировках, аттестации, защите персональных данных и др.).

От редакции:
По вопросу о составлении штатного расписания организации, имеющей филиалы, читайте в рубрике «Вопрос – ответ» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 9, с. 8.

Образцы приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства и приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27–28 журнала.

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/kadrovoe-deloproizvodstvo-v-organizatsiy_0000000

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

ИНН/КПП 7804491337/780401001

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

г. Санкт-Петербург

01.01.

2016 г                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;

    6. остальные приказы – К (кадры).

  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С. Шапкин

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор

ООО «АСТ»

01.01.

2016г.                                                                                                                                                       О.Д. Иванов

Источник: http://mirblankov.ru/numeraciya-prikazov/

Если секретарь еще и кадровик

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Обязательные документы по кадрам

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Документы по защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

• письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

• письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

• особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Приказы по личному составу

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2017/sekretar_kadrovik/

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

  1. Кому передается кадровое делопроизводство;
  2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
  3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

  1.  Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется.

    Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.

  2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию.

    Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность.

    Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.

  3. Прием на работу нового сотрудника.

    Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии.

    Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

  • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/naznachenie-otvetstvennogo-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva/

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности

Часто у делопроизводителей возникают сложности с тем, как правильно написать приказ, и с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если бланк приказа регулирует трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень распоряжений по ОД. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • основной текст;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных распоряжений

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Скачать образец о назначении ответственного за трудовые книжки

Скачать бланк реестра

Скачать образец приказа по предприятию о создании филиала

Скачать пример приказа о сокращении штата

Скачать образец об охране коммерческой тайны

Скачать образец об итогах инвентаризации

Скачать образец о наделении правом подписи

Источник: https://ppt.ru/forms/dokumetooborot/prikazi-po-vidam-deyt

Утверждены типовые формы документов кадрового делопроизводства

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Приказом Председателя Агентства РК по делам государственной службы и противодействию коррупции от 28 октября 2016 года № 27 утверждены типовые формы документов кадрового делопроизводства административной государственной службы, которые введены в действие с 14 декабря 2016 года.

При этом приказ Министра по делам государственной службы РК от 29 декабря 2015 года № 15 «Об утверждении типовых форм документов кадрового делопроизводства административной государственной службы» признан утратившим силу.

Типовые формы включают следующие документы кадрового делопроизводства:

1. Документы по личному составу

1) Документы по личному составу:

Приказ о приеме на работу;

Распоряжение (решение) о приеме на работу;

Приказ о назначении;

Распоряжение (решение) о назначении;

Приказ о продлении испытательного срока;

Распоряжение (решение) о продлении испытательного срока;

Приказ о назначении по итогам внутреннего конкурса среди государственных служащих данного государственного органа;

Распоряжение (решение) о назначении по итогам внутреннего конкурса среди государственных служащих данного государственного органа;

Приказ о перемещении;

Распоряжение (решение) о перемещении;

Приказ о выходе из отпуска;

Распоряжение (решение) о выходе из отпуска;

Приказ о возложении обязанностей;

Распоряжение (решение) о возложении обязанностей;

Приказ о продлении срока пребывания на государственной службе;

Распоряжение (решение) о продлении срока пребывания на государственной службе;

Приказ об увольнении;

Распоряжение (решение) об увольнении;

Приказ о временном отстранении служащего;

Распоряжение (решение) о временном отстранении служащего;

2) Основания к документам по личному составу:

Заявление на занятие вакантной административной должности;

Заявление на занятие временной вакантной административной должности;

Заявление на увольнение;

Служебная записка о временном возложении обязанностей;

Заявление о выходе на работу.

2. Документы по предоставлению отпусков

1) Документы о предоставлении отпусков:

Приказ о предоставлении ежегодного трудового отпуска;

Распоряжение (решение) о предоставлении ежегодного трудового отпуска Распоряжение (решение) о предоставлении ежегодного трудового отпуска;

Приказ о предоставлении части ежегодного трудового отпуска;

Распоряжение (решение) о предоставлении части ежегодного трудового отпуска;

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

Распоряжение (решение) о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;

Распоряжение (решение) о предоставлении отпуска по беременности и родам;

Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

Распоряжение (решение) о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

Приказ о предоставлении учебного отпуска;

Распоряжение (решение) о предоставлении учебного отпуска;

Приказ об отзыве из отпуска;

Распоряжение (решение) об отзыве из отпуска;

2) Основания к документам о предоставлении отпуска:

Заявление о предоставлении ежегодного трудового отпуска

Заявление о предоставлении части ежегодного трудового отпуска;

Служебная записка об отзыве из отпуска.

3. Документы о командировании сотрудников

1) Документы о командировании сотрудников:

Приказ о командировании;

Распоряжение (решение) о командировании;

Приказ о прикомандировании;

Распоряжение (решение) о прикомандировании;

2) Основания к документам о командировании сотрудников:

Служебная записка о командировке.

4. Документы по дисциплинарной практике (дисциплинарные взыскания)

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

Распоряжение (решение) о наложении дисциплинарного взыскания;

Приказ о снятии дисциплинарного взыскания;

Распоряжение (решение) о снятии дисциплинарного взыскания;

Приказ о назначении служебного расследования;

Распоряжение (решение) о назначении служебного расследования.

5. Документы по поощрению государственного служащего

Приказ о поощрении;

Распоряжение (решение) о поощрении государственного служащего;

Служебная записка о поощрении государственного служащего.

6. Документы об утверждении штатной структуры и квалификационных требований

Приказ об утверждении штатной численности и структуры;

Распоряжение (решение) об утверждении штатной численности и структуры;

Приказ об утверждении квалификационных требований к административным государственным должностям;

Распоряжение (решение) об утверждении квалификационных требований к административным государственным должностям.

7. Документы по основной деятельности

1) Приказы по основной деятельности:

Приказ о создании дисциплинарной комиссии;

Распоряжение (решение) о создании дисциплинарной комиссии;

Приказ о создании конкурсной комиссии;

Распоряжение (решение) о создании конкурсной комиссии;

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Распоряжение (решение) о создании аттестационной комиссии;

Приказ о направлении на стажировку;

Распоряжение (решение) о направлении на стажировку;

Приказ о закреплении наставников за лицами, впервые принятыми на административные государственные должности;

Распоряжение (решение) о закреплении наставников за лицами, впервые принятыми на административные государственные должности;

Приказ о создании комиссии по оценке деятельности административных государственных служащих;

Распоряжение (решение) о создании комиссии по оценке деятельности административных государственных служащих;

Приказ о создании комиссии по исчислению стажа, дающего право на получение должностного оклада;

Распоряжение (решение) о создании комиссии по исчислению трудового стажа;

Приказ об утверждении состава комиссии;

Распоряжение (решение) об утверждении состава комиссии;

Приказ о проведении аттестации;

Распоряжение (решение) о проведении аттестации;

2) Приложение к документам об утверждении состава комиссии:

Приложение к приказу (распоряжению или решению): Состав комиссии;

3) Приложения к документу о проведении аттестации:

Приложение 1 к приказу (распоряжению или решению): Список государственных служащих, подлежащих аттестации;

Приложение 2 к приказу (распоряжению или решению): График проведения аттестации.

8. Прочие документы

1) Прочие приказы и распоряжения (решения):

Приказ об оказании материальной помощи;

Распоряжение (решение) об оказании материальной помощи;

Приказ об установлении надбавки;

Распоряжение (решение) об установлении надбавки;

Приказ о сверхурочной работе;

Распоряжение (решение) о сверхурочной работе;

Приказ о предоставлении дня (часы) отдыха;

Распоряжение (решение) о предоставлении дня (часы) отдыха;

Приказ о предоставлении компенсации;

Распоряжение (решение) о предоставлении компенсации;

2) Основания к прочим документам:

Заявление о материальной помощи;

Служебная записка о сверхурочной работе;

Согласие служащего на сверхурочную работу.

Утвержденные типовые формы документов кадрового делопроизводства административной государственной службы могут быть использованы в качестве образца также и субъектами частного предпринимательства при оформлении кадровой документации.

Источник: https://www.zakon.kz/4835635-utverzhdeny-tipovye-formy-dokumentov.html

Адвокат 24