Командировочные расходы приказ образец

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Командировочные расходы приказ образец

Приказ о направлении работника в командировку – это официальный документ, которые необходим, если вы решили отправить сотрудника в поездку по служебной необходимости для исполнения трудовых функций.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749 в таком случае на предприятии происходит оформление приказа о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности.

На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателю также надо помнить, что беспрепятственно командировать можно не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не представили письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это не соответствует программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Отправляя подчиненного в служебную поездку, работодатель обязан издать приказ о направлении работника в командировку. Разберемся, на основании чего можно составить такое распоряжение, а также рассмотрим приказ о командировке образца 2019 года.

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников может быть расценено как нарушение их прав. Тогда работодателя могут наказать по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1 до 20 тысяч рублей (если будет допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций – от 30 до 70 тысяч рублей.

Как должен выглядеть приказ на командировку

В 2013 году чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разработать и утвердить в локальных нормативных актах формы, образец и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет и разрешается пользоваться бланками, представленными в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников были формы Т-9 и Т-9а, а если в командировку отправляли сразу несколько сотрудников. Сейчас их также можно использовать.

Так выглядит незаполненный приказ на командировку (образец Т-9): скачать бланк можно в конце статьи. А далее мы расскажем алгоритм заполнения.

Пример заполнения документа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный). Первый образец и последующие покажут всю последовательность заполнения бланка.

Шаг 2. Прописать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Записать, куда именно поедет сотрудник. Здесь необходимо уточнить город и страну, а также наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной — так, как показывает образец.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Записать, кто будет оплачивать расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не может получить денеги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а также ознакомить его с трудящимся, направляемым на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки.

Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник, как правило, обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, а также предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Кроме того, используется такая форма, как служебное задание и отчет по форме Т-10а — выглядит образец так, как показано на рисунке.

Источник: https://ppt.ru/art/komandirovka/prikaz

Служебные командировки. Часть 1

Командировочные расходы приказ образец

Наталья ВОРОНАЯ, Алла СВИРИДЕНКО — экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»

1. Общие положения

1.1. Что такое служебная командировка

Определение термина «служебная командировка» дает абзац первый Основных положенийИнструкции № 59 — основного документа, который регулирует вопросы, касающиеся порядка направления работника в командировку, оформления всех необходимых документов, а также компенсации командировочных расходов.

Итак, служебной командировкой считаетсяпоездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из приведенного определения можно выделить ряд условий, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

— в поездку направляется работник предприятия, т. е. физическое лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях;

— поездка работника связана с посещением другого населенногопункта не по месту постоянной работы;

— поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения.

Кроме того, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах). При этом местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом). Такой вывод прямо следует из положений абзаца второго Основных положенийИнструкции № 59.

В соответствии с абзацем первымст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками, а именно:

— суточных за время пребывания в командировке;

— стоимости проезда до места назначения и обратно;

— расходов по найму жилого помещения.

Кроме того, за командированными работниками на протяжении всего времени командировки сохраняются место работы и средний заработок. При этом средний заработок сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дниотдыха после возвращения из командировки не предоставляются (абзац десятый Общих положений Инструкции № 59).

1.2. Когда служебная поездка не считается командировкой

Служебные поездки отдельных категорий работников не всегда считаются командировками. Речь идет о поездках тех сотрудников, работа которых носит разъездной (передвижной) характер.

Дело в том, что согласно абзацу второму Общих положений Инструкции № 59, не считаются командировкамислужебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, если иноене предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом).

Как видим, служебная поездкаработника не считается командировкой при соблюдении одновременно двух условий:

1) постоянная работа работника проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер;

2) в коллективном и/или трудовом договоре указано, что служебные поездки таких работников не являются служебными командировками.

Рассмотрим каждое из этих условий отдельно.

1. Разъездной (передвижной) характер имеет работа (абзац первый п. 1 постановления № 490):

— лиц, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ;

— которая выполняется вахтовым методом. При этом вахтовый метод — это особая форма организации работ, основанная на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного проживания при условии, что не может быть обеспечено ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания;

— прочих работников, работа которых постоянно проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер.

Передвижной характер работ предполагает частую передислокацию организации (перемещение работников) или влечет необходимость выполнения работниками трудовых обязанностей вне постоянного места жительства.

Разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от месторасположения предприятия, в связи с чем возникает необходимость поездок в нерабочее время от места нахождения предприятия (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.

2. В связи с применением второго условия следует обратить внимание на рекомендации, которые по данному вопросу дает ГНАУ, в частности, в письме от 14.05.2007 г. № 4639/6/17-0716 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 51.

В этом и аналогичных разъяснениях налоговики приходят к выводу, что предприятию, на котором имеют место работы с разъездным характером, следует фиксировать в коллективном договоре положения о том, являются поездки работников служебной командировкой или их работа носит разъездной (передвижной) характер. При этом порядок и размер возмещения расходов при служебных поездках работников будут зависеть от соответствующих положений коллективного договора.

Другими словами, если коллективным договором определен перечень должностей и профессий, работа по которым постоянно проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер, или если такой характер работ оговорен трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (уполномоченным им лицом), служебные поездки таких работников не считаются командировками. В противном случае поездки работников для исполнения служебного поручения вне места постоянной работы являются командировками с их соответствующим оформлением (т. е. составляется приказ о командировке, заполняется командировочное удостоверение и т. д.).

Для работников с разъездным характером работ вместо суточных предприятие устанавливает соответствующие надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам. Такие выплаты предусмотрены ст. 12 Закона об оплате труда, а порядок их осуществления регулируется постановлением № 490.

Надбавки за разъездной характер работ выплачиваются в размерах, которые предусмотрены в коллективном договоре предприятия или установлены по договоренности с заказчиком (абзац первый п. 1 постановления № 490). При этом предельный размер надбавок за день не может превышать предельные нормы расходов на командировки, установленные постановлением № 663:

— если работа сотрудников предприятия постоянно проходит в пути или носит разъездной характер на территории Украины — предельные размеры надбавок (полевого обеспечения) за день не могут превышать предельные нормы суточных расходов для командировок по Украине;

— если работа сотрудников постоянно проходит в пути или носит разъездной характер за пределами Украины — предельные размеры надбавок за день не могут превышать 80 % предельных норм суточных расходов для командировок за границу (п.

2 постановления № 490). При этом, как и в случае выплаты суточных, при командировках за границу надбавки за разъездной характер работ отдельно выплачиваются за время проезда по территории Украины и отдельно за время проезда и нахождения за границей.

Кроме соответствующих надбавок, заменяющих суточные расходы, работникам, постоянная работа которых проходит в пути или носит разъездной либо передвижной характер, возмещаютсярасходы на проезд к месту назначения и обратно, а также расходы на наем жилого помещения.

При этом компенсация таких расходов осуществляется в порядке, установленном для командировок в пределах Украины и за границу (п. 3 постановления № 490).

Возмещение работнику перечисленных расходов осуществляется на основании предоставленного им отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет).

Суммы надбавок за разъездной характер работ относятся в состав валовых расходов предприятия на основании п.п. 5.6.2 ст. 5 Закона о налоге на прибыль. Кроме того, они не облагаются взносами в социальные фонды, в том числе в Пенсионный фонд, ни в части начислений, ни в части удержаний.

С целью обложения налогом с доходов физических лицнадбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам работников включаютсяв состав заработной платы и облагаются налогом по ставке 15 %.

1.3. Особенности командирования отдельных категорий работников

Из приведенного выше определения термина «служебная командировка» можно сделать однозначный вывод, что предприятие может направить в командировку только своего работника.

В связи с этим очень часто возникают вопросы относительно возможности командирования:

— физических лиц, работающих на предприятии по договорам гражданско-правового характера;

— учредителей предприятия, которые не являются его работниками;

— совместителей.

1. Возможно ли направить в командировку физическое лицо, выполняющее на предприятии работы по договорам гражданско-правового характера?

Итак, мы выяснили, что командировка — это служебная поездка работника предприятия.

В соответствии с законодательством Украины работником является лицо, работающее на предприятии и исполняющее обязанности согласно трудовому договору (контракту).

А раз так, то поездка по распоряжению руководителя предприятия в другой населенный пункт лица, выполняющего на предприятии работы по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда), командировкой не является.

Возмещение расходов в связи с поездками лицам, работающим на основании гражданско-правовых договоров, не предусмотрено и ст. 121 КЗоТ

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/24/

Документальное оформление командировки

Командировочные расходы приказ образец

«Вісник. Офіційно про податки».

Одной из важных задач при направлении в командировку работников является правильное документальное оформление. Ведь бывают случаи, когда по определенным причинам командировки отменяют, откладывают или меняют их продолжительность. Об оформлении указанных обстоятельств читайте в этой статье.

Общий «пакет» документов

Для каждого предприятия главным ориентиром должно стать Положение о служебных командировках, которое определяет базисы поездки, в частности вопросы по документированию командировок.

Рассмотрим перечень документов, которые составляют для документирования служебной поездки:

  • приказ (распоряжение) о командировке — обязательный документ в соответствии с пп. 170.9.1 Налогового кодекса. В нем указывают:

ФИО и должность командированного работника;

пункт назначения (город, область);

цель командировки;

название предприятия, на которое командируется работник;

срок командировки;

размер суточных;

другие условия командировки в зависимости от конкретной ситуации (образец 1).

смета расходов на командировку (справка-расчет) — обязательный исключительно для бюджетников (п. 6 раздела I и п. 1 раздел III Инструкции № 59). Однако не будет лишним и для хозрасчетных предприятий. В нем должны фигурировать суммы расходов, предусмотренных для конкретной командировки (образец 2).

задание на командировкунеобязательный документ, ведь цель командировки указывают в приказе на командировку. Соответственно, если есть необходимость детализации задачи, то советуем отдельно составить задание на командировку (образец 3).

В основном составление такого документа возлагают на руководителя структурного подразделения. Хотя вполне возможно, что его составлением занимается непосредственно директор, который и должен его утвердить.

отчет о проделанной работе в командировке – необязательный документ, но его наличие поможет подытожить проделанную работу в командировке. Он составляется в произвольной форме с раскрытием объема выполненной работы в командировке (образец 4).

командировочное удостоверение — необязательная форма. Однако на практике многие предприятия ее продолжают использовать (как в случае поездки работников в несколько городов, так и в одно).

Необходимость оформления удостоверения фиксируют в Положении о служебных командировках.

Напомним, что форма удостоверения была утверждена приказом № 260, однако согласно приказу № 738 она потеряла силу;

журнал регистрации командировок — необязательный документ. Такой журнал предоставит сводную информацию о командировках на предприятии (кто, когда и куда ездил). Одна из главных задач такого журнала — контроль командировок работников предприятия (образец 5).

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) — обязательный документ в соответствии с пп. 170.9.2 Налогового кодекса.

На практике такой документ чаще называют авансовым отчетом. Его форма утверждена приказом № 841.

Отчет составляет командированный работник, в котором заполняет все графы, кроме:

  • «Звіт перевірено»;
  • «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
  • корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
  • расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные

      израсходованные средства на командировку или под отчет.

Эти графы заполняются лицом, предоставившим такие средства (обычно бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент).

Заметим, если аванс на командировку выдавался в безналичной форме на корпоративную карточку предприятия, то в графе «Одержано» работник указывает только сумму, использованную путем снятия наличных через банкомат или в безналичной форме.

В то же время если перечисление средств на командировку осуществлялось на собственный счет работника для использования с помощью личных электронных платежных средств, то в графе «Одержано» работник должен отразить всю перечисленную на его счет сумму.

Согласно п. 20 Положения № 148 командированные лица, получавшие наличные с текущего счета с применением корпоративной или личной карточки, используют ее по назначению без оприходования в кассе.

Такие лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т.п.) вместе с неизрасходованным остатком наличных.

В случае непредставления к Отчету документов, подтверждающих получение наличных средств с текущего счета, должностное лицо предприятия (бухгалтер) обязано принять соответствующие меры относительно подтверждения факта получения наличных средств с текущего счета.

Рассмотрим пример заполнения Отчета (образец 6).

Пример

Согласно приказу № 21/в от 26.03.2018 г. Соломко В. Т. отбыл в командировку на 2 дня (28, 29 марта). Перед поездкой он получил на личную платежную карточку 1550 грн. 2 апреля Соломко В. Т.

подал в бухгалтерию Отчет вместе с подтверждающими документами, где указал расходы на общую сумму 1800 грн (в том числе НДС — 214,00 грн).

Сумма перерасхода согласовывалась с руководителем предприятия и составляет 250 грн, которая после утверждения Отчета руководителем перечислена на личную платежную карточку работника.

Заметим, что в случае если сотрудник прибыл из заграничной командировки, Отчет составляется в валюте государства, в которое был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Продление командировки

С разрешения руководителя, может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке, по независящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале (например, болезнь, отсутствие билетов, необходимость продолжения встречи и т.п.).

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия (образцы 7, 8).

После издания приказа о продлении командировки, суточные и документально подтвержденные затраты (например, на проживание, на проезд и т.п) возмещаются работнику на общих основаниях.

В случае продления командировки, ее общая продолжительность не должна превышать максимальных сроков командирования, установленных Положением о служебных командировках. Исключение — временная нетрудоспособность. В таком случае дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются.

Отмена командировки

Иногда возникают ситуации, когда по объективным причинам командировку нужно отменить или перенести ее на другую дату. Среди самых распространенных поводов для отмены командировки: болезнь работника, семейные обстоятельства, которые не дают возможности направиться в командировку, перенос или отмена встречи и тому подобное.

Оптимальным вариантом для небюджетных предприятий является урегулирование этого момента в Положении о служебных командировках работников предприятия. Например, можно зафиксировать в нем такую норму: если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства.

Если для командировки уже был оформлен пакет документов (приказ, служебное задание и т.п.), выдавался аванс и покупались билеты для поездки, то для отмены запланированного события:

  • на имя руководителя предприятия готовится служебная (докладная) записка, в которой фиксируются причины отмены командировки. Ее подготовить может как сам работник, который направлялся в командировку, так и руководитель соответствующего структурного подразделения (образец 9).
  • оформляется приказ (распоряжение) об отмене командировки.В нем указывается: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он вернет полученный аванс на командировку. С его текстом обязательно знакомят работника, который направлялся в командировку (образец 10).
  • в журнал регистрации приказов о командировках вносится запись об аннулировании поездки работника (если журнал ведется на предприятии).

Заметим, что Налоговым кодексом не установлены сроки сдачи наличности в случае отмены командировки. В этом вопросе бюджетные предприятия должны соблюдать сроки возвращения аванса, установленные Инструкцией № 59 (раздел II п. 11 и разделе III п.

18), а хозрасчетные предприятия — Положения о служебных командировках работников. Если сроки возврата нарушены, то такая сумма включается в налогооблагаемый доход работника и является объектом обложения НДФЛ и военным сбором на общих основаниях.

В случае отмены заграничной командировки работник должен вернуть неизрасходованные средства в валюте выдачи аванса.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

Налоговый кодексНалоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Приказ № 260

Источник: https://buhgalter911.com/news/news-1037703.html

Отправляем работника в командировку: пошаговая процедура, расчет командировочных, образец заполнения приказа на командировку

Командировочные расходы приказ образец

В этой статье:

  • что такое «командировка» (служебная поездка);
  • обязанность работодателя возместить расходы по служебной командировке;
  • какие именно расходы подлежат возмещению (суточные, на проезд, проживание и прочие);
  • что такое «суточные» и в каких размерах их надо выплачивать;
  • как рассчитать командировочные расходы и выдать аванс;
  • перечень документов для оформления командировки;
  • образец заполнения приказа на командировку.

Что такое командировка?

Командировка — это поездка работника, по распоряжению директора в целях выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Не является командировкой:

  • работа вахтовым методом;
  • работа, имеющая разъездной характер.

Обязанности работодателя по возмещению расходов по служебной командировке

При направлении сотрудника в командировку за ним сохраняется место работы и средний заработок, кроме того, возмещаются расходы, связанные с командировкой. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов должны быть закреплены в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации.

Перечень возмещаемых командировочных расходов:

  • расходы на проезд;
  • расходы на проживание (наем жилого помещения);
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (например, услуги связи, проезд на такси и пр.).

При заграничных командировках в число иных расходов, которые работодатель обязан возместить, входят:

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и прочих документов, которые требуется оформить для выезда в другую страну;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Что такое «суточные» и в каких размерах их надо выплачивать

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке.

Размер суточных организация может установить самостоятельно в любом размере, главное — закрепить его в локальном нормативном акте.

Но, согласно нормам налогового законодательства, предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Они составляют:

  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

То есть, если в организации установлены размеры суточных, которые превышают предельные размеры по НК РФ, то с разницы придется заплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Суточные при заграничных командировках следует оплачивать:

  • при проезде по территории РФ в размере, установленном в локальном нормативном акте для командировок по России;
  • при нахождении за пределами РФ в размере, установленном для заграничных командировок. Размер суточных при этом определяется по отметкам пограничных органов в загранпаспорте следующим образом:
    • день пересечения границы на выезд из РФ считается как день за границей;
    • день пересечения границы на въезд в РФ считается как день командировки по России.

Как рассчитать командировочные расходы и выдать аванс

На основании приказа по командировке выдается аванс на командировочные расходы (выдать аванс на командировку — обязанность работодателя).

Аванс можно выдать из кассы организации, перевести на зарплатную банковскую карту работника или корпоративную карту.

Сумма аванса рассчитывается исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе, состоит из суммы суточных и приблизительно рассчитанных сумм на проезд и проживание.

Пример расчета сметной стоимости командировочных расходов

Предпринимателям бухгалтер больше не нужен!
Автоматизированная система по сдаче отчетности, расчету налогов и зарплаты, выставлению счетов и актов.

Пример расчета сметной стоимости командировочных расходов из г. Екатеринбург в г. Новосибирск сроком 10 дней (с 11.09. 2017 г. по 20.09.2017 г.):

  • Суточные — 10 дней × 700 руб. = 7000 руб.;
  • Проезд на поезде (купе) приблизительная стоимость — 2 × 3600 руб. = 7200 руб.;
  • Проживание в гостинице (приблизительная стоимость) 7 дней × 3500 руб. = 24500 руб.;
  • Сумма аванса на командировочные расходы составит — 38700 руб.

Перечень документов при оформлении командировки

При направлении в командировку работника работодатель должен удостовериться в том, что для данного работника нет ограничений для направления в командировку и он не относится к категориям лиц, которых в командировку запрещено направлять на основании законодательства РФ.

Направление в командировку оформляется приказом директора организации. При необходимости можно предусмотреть в локальном нормативном акте дополнительные документы, например, служебное задание.

Форму приказа о направлении в командировку можно использовать унифицированную (форма № Т-9 или Т-9а) или самостоятельно разработанную (с указанием всех необходимых реквизитов).

При возвращении из командировки работник должен отчитаться перед работодателем в течение трех рабочих дней после прибытия, составив авансовый отчет и приложив к нему все документы, которые подтверждают понесенные расходы.

Образец заполнения приказа на командировку

Нажмите, чтобы увеличить

Для подготовки и сдачи отчетности Вы можете воспользоваться онлайн-сервисом «Моё Дело» — Интернет-бухгалтерия для малого бизнеса.

Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде.

Вам не надо будет лично посещать налоговую инспекцию и фонды, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке.

Источник: https://delovoymir.biz/komandirovochnye-rashody-kak-otpravit-rabotnika-v-komandirovku.html

Образец приказ на возмещение расходов — командировочных

Командировочные расходы приказ образец

Часто появляются вопросы о том, в какие периоды организация должна компенсировать потраченные сотрудником свои деньги на нужды организации и в командировке. Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, он обязан предоставить в определенные сроки авансовый отчет. На его основе организация должна компенсировать затраты сотруднику.

Гарантии для сотрудников

В статье 167 РФ указываются важные нюансы приказа на возмещение расходов. Если сотрудника направили в командировку по службе, то за ним сохраняется должность и средний заработок, а также компенсируются затраты.

Из этого следует, что сотруднику установлены некоторые гарантии: 

  • Сохранение рабочего места.
  • Сохранение прежней оплаты.
  • Обязанность работодателя покрыть расходы сотруднику, а именно выезд и нахождение в служебной командировке.

Сроки хранения приказов

Существуют два срока хранения приказов: 5 и 75 лет. Если сотрудник отправляется в долговременные, внутрироссийские командировки, и работы, связанные с трудными условиями, то в таком случае приказы в предприятиях хранятся 75 лет.

Если работник направляется в краткосрочную  командировку, то приказы хранятся 5 лет.

 Образец приказ на возмещение расходов

Приказ о возмещение расходов оформляется после окончания служебной командировке, если были зафиксированы случаи, когда сотрудники потратили финансы сверх взятого аванса.

В образце должны быть отображены следующие документы:

  • ФИО работника.
  • Дата командировки по службе.
  • Должность.
  • Место направление.
  • Причина компенсирование расходов.
  • Ответственная сторона, которая исполняет приказ.

Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов.

Приказ на возмещение расходов образец можно скачать по ссылке.

Возмещение командировочных расходов работнику

В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты:

  • Дорогу.
  • Жилье.
  • Суточные.
  • Другие затраты с уведомлением начальника.

Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе. К затратам относятся покупка билетов до места назначения и обратно, суточные, расходы связаны с приобретением жилплощади и другие виды расходов.

Бухгалтер обязательно должен учесть выплаты компенсационных сумм. Иначе это приведет к конфликтной ситуации с проверяющими органами и к потерям в финансовом деле организации.

В ТК РФ рассматривается понятие «служебная командировка». Служебная командировка – это выезд сотрудника за пределы постоянной работы по приказу начальника на установленный срок для выполнения задания по службе. В командировку сотрудник выезжает только при наличии трудового договора.

В статьи 168 ТК РФ существуют нормы формулирования затрат, связанных с командировкой по службе. Более детальная информация содержится в Постановлении №749.

В постановлении говорится о том, что командировочные затраты по проезду на территории РФ содержат:

  • Расходы на транспорт общего пользования в соответствии к станции, аэропорту, если работник находится за пределами своего города и при этом он должен подтвердить затраты соответствующими документами.
  • Плата за страхование пассажиров в транспорте.
  • Оплата проездных билетов с постельными принадлежностями.

При выездах за границу работнику компенсируют следующие расходы:

  • Оформление визы, заграничного паспорта.
  • Сборы аэродромные и консульские.
  • Сборы по поводу въезда автомобиля.
  • Оформление медицинской страховки.
  • Другие оплаты.

Предприятию нужно оформить немало документов, чтобы возместить сотруднику расходы в командировке.

При направлении сотрудника в служебную командировку утверждаются формы кадровой документации:

  • Распоряжение формы Т-9а о направление сотрудника в служебную командировку.
  • Удостоверение формы N Т-10.
  • Изготовление организацией задания для выполнения его в командировке – формы N Т-10а.

Первым делом оформляется задание по службе и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в которой начальство определяет цель командировки. Следующим этапом есть приказ кадровиков о направлении сотрудника в служебную командировку. В распоряжении указывается фамилия и инициалы рабочего, его специальность и место, где проходит командировка.

Далее идет выписка командировочного удостоверения, которое доказывает срок нахождения рабочего в командировке. Удостоверение выдается в одном экземпляре, дается сотруднику и должно находиться у него на протяжении срока служебной командировки.

: Важная тема

Следует обратить внимание, что командировочное удостоверение считается обязательным, если командировки осуществляются по России, а при выезде в зарубежные страны оформление удостоверения не осуществляется.

Во время нахождения сотрудника за границей, устанавливается в его паспорте отметка, которая удостоверяет о пересечении государственной границы. Когда сотрудник возвращается  из командировки, ему необходимо приложить ксерокопию паспорта к отчету, в которой должны быть отметки о пересечении границы.

Работник перед выездом должен получить аванс в бухгалтерии, который предназначается для возмещения затрат в командировке.

После приезда сотрудник предприятия обязан написать отчет по служебной командировке о выполненном задании. Авансовый отчет показывают в бухгалтерию предприятия по форме N АО-1, который утверждается Постановлением Госкомстата РФ.

авансового отчета:

  • Оформленное удостоверение о командировке.
  • Квитанция, которая подтверждает проживание во время командировки.
  • Документы о затратах на проезд.
  • Другие документы о затратах, связанных со служебной командировкой.

Нужно принять во внимание, что если работник находился в командировке за границей, то отчет, он предоставит на иностранном языке, по этому предприятию придется перевести бумаги на русский язык.

Если во внимание не принимается перевод документов, то это может привести к конфликту с проверяющими органами. Начальник предприятия обязан утвердить авансовый отчет. Существует две категории компенсационных выплат командировочному лицу.

Первая категория предоставляет перечень следующих выплат:

  • Оплата работы сотрудника.
  • Компенсация командировочным лицам затрат, которые связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Вторая категория включает возмещение сотрудникам расходов по командировке. Они учитывают остальные расходы, которые относятся к организации. Выплаты, которые относятся ко второй категории, имеют большое значение при бухгалтерском учете и налогообложения.

Всякие расходы организации, включая расходы по командировке, признаются в бухгалтерском учете при последовательном выполнении всех соглашений. В противоположном случае в бухгалтерском учете будет наблюдаться задолженность.

В таком случае расходы, связанные с командировкой признаются в бухгалтерском учете на основе утверждение авансовых отчетов сотрудника.

Определение суточных

Под понятием «суточные» подразумеваются финансовые средства, которые требуются для проживания работающих, а также выполнения порученной работы.

В соответствии с установлением Верховного суда, сотрудник предъявляет свои права на суточные, когда приходится жить за пределами города.

Если командировка длится больше дня и сотрудник работает вне дома, то в этом случае он должен получить суточные. Однако существует постановление Верховного Суда, в котором говорится, что время, которое работник проводит в командировке, не связано с начислением суточных.

Суд дает разрешение организациям выплачивать денежные средства сотруднику, если он находился в командировке менее, чем сутки, так как это компенсирует его затраты, а не приобретением выгоды.

Приказ расходов на покупки за счет работников

Если сотрудник за свой счет приобретает для предприятия необходимые товары, то она должна компенсировать ему затраты. Инспекторы не имеют никаких претензий к затратам в налоговом учете. Одновременно с этим необходимо предоставить заявление рабочего и приказ о возмещении затрат.

Отдельным инспекциям достаточно этих документов. Но остальные требуют и общий приказ по организации о порядке возмещения затрат. В сложившейся ситуации в целях безопасности, необходимо иметь в наличии такой приказ. Более того он позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, работник может приобрести товар, в котором организация не нуждается.

Существуют некоторые случаи, когда работники должны приобретать товары для предприятия, заранее не получив финансы под отчет.

В непременном порядке следует регламентировать алгоритм возмещения расходов:

  • В течение какого срока работник должен принести заявление о возмещении расходов, а также подтверждающие документы?
  • Срок компенсации затрат.

В приказе фиксируется максимальная сумма покупок, которую рабочий осуществляет за свои финансовые средства с дальнейшим возмещением расходов. Работники обязаны ознакомиться с приказом, и поставить подпись.

Приказ о возмещении расходов на медосмотр сотрудников

Сотрудники, которые работают с условиями повышенной опасности, обязаны проходить медосмотры за счет предприятия. За сотрудниками сохраняется средний заработок во время прохождения медосмотра.

Существуют три вида обязательных медосмотров:

  • Предварительные медосмотры осуществляются при трудоустройстве работников.
  • Периодические медосмотры проводятся на протяжении всего срока работы.
  • Внеочередные медосмотры, которые проводятся по просьбе работника.

Приказом Минздрав соцразвития России устанавливаются нормы проведения финансирования медосмотров.

В ситуации, когда сотрудник тратит свои средства на нужды организации или командировку. Компания должна возместить сотруднику эти расходы. Для этого нужно правильно составить приказ о возмещении расходов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://biznes-delo.ru/vzyskanie/prikaz-na-vozmeshhenie-rasxodov-obrazec.html

Приказ о направлении в командировку — составление и примеры образцов

Командировочные расходы приказ образец

Направление работника или руководителя в служебную поездку является неотъемлемой частью многих организаций. В связи с этим становится актуальным вопрос о порядке и правилах оформления соответствующего приказа.

Поскольку все действия в рамках рабочей деятельности подлежат регулированию, данный аспект также нельзя упускать из виду. А потому необходимо обратиться к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки.

Данный документ призван регулировать основные вопросы в плане регламента и последовательности действий для оформления командировочной поездки.

Приказ о направлении в командировку работника

Для начала необходимо обозначить понятие, которое включает в себя направление в командировочную поездку. Если трудовая деятельность связана с постоянными поездками и работой в дороге, то это не считается как командировочная деятельность. Законоположение определяет последнюю как поездку за пределы того отделения, в рамках которого осуществляется основная работа.

Для того, чтобы определить необходимость приказа о направлении в командировку нужно обратиться к указанному законоположению. В пункте 3 предписывается, что основанием для командировочной деятельности является письменное распоряжение руководителя. При этом не предписывается определенных форм, по которым данная документация составляется.

Ранее существовал образец Т-9. Именно он считался официальной формой, по которой работник направлялся в командировочную поездку. Позднее необходимость данной формы упразднили. То есть по текущему положению образец может быть составлен в произвольном порядке. Многие компании при этом продолжают использовать образец Т-9.

Приказ о направлении в командировку образца 2018 года — скачать бланк Т-9

Приказ на суточные в командировке

Отдельно необходимо указать на приказ о суточных в командировке. Для этого в первую очередь нужно обратиться к статье 168 Трудового кодекса РФ. Она предписывает следующее возмещение командировочных расходов:

  • затраты на проезд;
  • взятие в аренду жилья, если таковое не предоставляется компанией;
  • суточные расходы — те затраты, которые имеются при смене места жительства;
  • дополнительные затраты, которые оговариваются с руководителем.

Предписывается, что порядок, по которому начисляются средства, а также их размеры, должны быть указаны в трудовом договоре. При этом суточные не начисляются в том случае, если поездка была однодневной. Здесь работодатель оплачивает только транспортные и сопутствующие расходы.

Приказ о продлении командировки

Продление командировочного срока часто становится необходимостью, а потому также требует регламентирования соответствующими актами. В составлении приказа о продлении командировки важную роль играет указание основания, по которому она продлевается. Таковым может являться одна из следующих причин:

  • производственная надобность, когда появляется необходимость в дополнительных действиях или сроках;
  • личные причины — командированный работник может подать соответствующее прошение о продлении, обычно если речь идет о выходных или праздниках оно удовлетворяется;
  • транспортная задержка — отсутствие возможности выехать в установленный срок также требует продления;
  • период может быть продлен по причине болезни сотрудника;
  • чрезвычайные обстоятельства, не зависящие от работника.

Указанная причина вписывается в образец документа вместе с указанием, на какой период продлевается поездка. Предписывается при этом, что работодатель не может принудить к продлению установленного периода или сделать это по своей инициативе.

Журнал по регистрации приказов по командировкам

Журнал учета и регистрации приказов о направлении в командировку используется для фиксирования данных по соответствующим действиям. Такая документация может быть составлена в произвольном порядке, поскольку строго определенного образца не имеется. Однако следует обратить внимание на наличие следующих сведений:

  • полное имя командированного, можно использовать фамилию с инициалами;
  • отделение, в котором он работает;
  • занимаемая работником должность;
  • назначение поездки, место и поставленные задачи.

В случае необходимости могут приводиться и дополнительные данные, к примеру о понесенных расходах, оценке выполнения.

Скачать заполненный образец журнала

Нумерация приказов на командировки

Регламентированного порядка, по которому проставляется нумерация приказов на командировку, не имеется. При проставлении номера обычно ориентируются на удобство отчетности. В случае наличия проверки такая нумерация должна быть максимально понятна и доступна.

Чаще всего используется форма, где частью номера является порядковая цифра, а частью — буквы, обозначающие направление документа. При этом все документы могут иметь одно порядковое исчисление и разную направленность. А может использоваться вариант, когда каждое направление имеет собственный порядок нумерации.

В любой компании данный аспект должен быть строго регламентирован во избежание путаницы. Все документы необходимо пронумеровывать и вносить в соответствующие реестры или журналы. Многие из них следует хранить до 75 лет.

Адвокат 24