Договор использования личного автомобиля в служебных целях 2019

Компенсация работнику за использование личного автомобиля

Договор использования личного автомобиля в служебных целях 2019

В повседневной жизни наличие собственного транспорта является жизненной необходимостью для любого человека.

Не все компании имеют возможность предоставить своим работникам служебный транспорт, несмотря на то, что предлагаемые вакансии носят разъездной характер работы. Многие компании выходят из создавшегося положения, приглашая на работу сотрудников с личным автотранспортом.

Слово закона

У менеджеров по продажам, торговых представителей, выездных специалистов по обслуживанию клиентов конечный результат выполняемых ими функциональных обязанностей напрямую зависит от их способности быстро перемещаться от одного места назначения до другого. В такой ситуации собственный автомобиль, используемый в качестве служебного транспорта, превращается в производственную необходимость.

Сотруднику при использовании им личного автотранспорта согласно указаниям статьи 188 Трудового кодекса РФ для выполнения своих служебных обязанностей работодатель должен выплатить компенсацию. Но между работодателем и сотрудником должно быть заключено соглашение на его использование.

В соответствии с указаниями кодекса о труде условия осуществления выплат, их размер необходимо оговорить в достигнутом сторонами соглашении, где указать конкретную сумму компенсации и сроки совершения оплаты.

Согласно указаниям правовых актов оплачиваются расходы:

  • амортизационные;
  • на покупку бензина, смазочных материалов;
  • осуществление технического обслуживания;
  • производство текущего ремонта.

Компенсационные выплаты за эксплуатацию сотрудником личного автомобиля принято устанавливать в твердой сумме, которая подлежит ежемесячной оплате. Она выдается за фактически отработанный период времени, из которого исключаются дни пребывания в трудовом отпуске, на больничном листе вследствие болезни.

Условия использования автомобиля

Личный автотранспорт сотрудника может быть использован в служебных целях работодателем, если достигнуто обоюдное согласие между сторонами. Согласно указаниям статьи 642 Гражданского кодекса РФ документально оформляется соглашение в качестве договора аренды автотранспорта на определенный срок.

В нем отмечается, что арендодатель отдает в распоряжение на временное владение и пользование арендатору автомобиль без водителя за определенную плату и без оказания услуг по управлению им.

В трудовом кодексе приводится разъяснение об условиях использовании личного автотранспорта в служебных целях. На основании статьи 188 издается приказ образец, которого компания может разработать в произвольной форме.

Пример приказа: Приказ на компенсацию использования личного автомобиля

Нормативные акты

Регламентируют использование сотрудниками своего личного автотранспорта документы, которые указаны ниже. В них установлены нормативы по эксплуатации автотранспорта.

Они определяют цели использования, основным из которых является повышение достижения личной эффективности в трудовой деятельности.

 Действующее положение о компенсации было разработано на основании указаний российских законодательных актов.

В их число входят:

  • Трудовой кодекс, в статье 188 закреплено положение об использовании личного транспорта;
  • Письмо Министерства финансов за номером 57, в котором приводятся условия осуществления выплат компенсации работникам, если они используют личные легковые автомобили для служебных поездок;
  • Постановление Правительства, где установлены нормы расходов организаций на осуществление выплат компенсации за пользование для служебных поездок собственного автотранспорта. В нем разъяснены положения, по которым определяется налоговая база по налогу на прибыль организаций. Оно было опубликовано 8 февраля 2002 года за номером 92.

По общепринятым правилам статьи 188 кодекса о труде размер компенсации должен быть установлен соглашением, которое заключает сотрудник со своим работодателем.

В действующих законодательных актах о труде конкретные нормы не установлены.

Но при совершении выплаты за счет средств, которые выделяются из бюджета отдельных учреждений необходимо руководствоваться указаниями приказа Министерства финансов РФ за номером 16н.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях — 2019

Любая компания вне зависимости от правово-организационной формы обязана осуществить оплату компенсаций за эксплуатацию автотранспорта сотрудника, если он использует его для своевременного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Предварительный договор или по факту?

Оплата компенсации осуществляется на основании заключенного договора между работодателем и сотрудником за фактически понесенные им расходы.

Чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля сотрудник представляет в бухгалтерию компании документы, в число которых входит:

  • копия технического паспорта автотранспорта, заверенная нотариусом;
  • официальные бумаги, обосновывающие расходы, которые  установлены правилами по бухгалтерскому учету. Например, чек на покупку горюче‑смазочных материалов, акт на выполнение текущих ремонтных работ.

Помимо вышеуказанных документов бухгалтерией ежедневно заполняется путевой лист, в котором ведется учет рабочего времени водителя и пробега автотранспорта, его маршрута согласно указаниям постановления Госкомстата РФ, изданном 28 ноября 1997.

Он подтверждает факт эксплуатации сотрудником при исполнении должностных обязанностей собственного автотранспорта.

Министерство транспорта Федерации в своем приказе, испущенном под номером 152, установило обязательные сведения, заполняемые в путевом листе.

Документальное оформление

Компания, пользующаяся личным автотранспортом сотрудника для выполнения служебных обязанностей, может оформить в качестве:

  • трудового договора с сотрудником, по которому обязуется оплачивать компенсацию за использование автомобиля;
  • договора аренды автомобиля или передачу его в долгосрочное использование;
  • соглашения на оказание транспортных услуг.

На практике в основном встречаются случаи заключения договора на аренду автотранспорта, который оформляется в письменной форме. По условиям договора арендатор должен поддерживать в надлежащем состоянии арендованный автотранспорт, производя своевременно текущий, капитальный ремонт.

Арендатор покрывает расходы на:

  • осуществление страхования гражданской ответственности владельца автотранспорта;
  • содержание автотранспорта в ходе его эксплуатации;
  • поддержание в надлежащем состоянии автотранспорта;
  • проведение текущего, капитального ремонта автотранспортного средства;
  • причиненный третьим лицам вред, если он имеет место.

Данное положение закреплено статьями 644, 646 и 648  Гражданского кодекса Федерации.

В некоторых компаниях обходятся внутренним приказом руководителя, в соответствии с которым сотруднику осуществляются компенсационные выплаты.

В нем отмечено, что работодатель обязуется оплачивать:

  • компенсацию за износ автотранспорта, то есть амортизационные расходы, возникшие вследствие его эксплуатации;
  • расходы, связанные непосредственно с эксплуатацией автотранспорта.

Унифицированной  утвержденной законодательными актами формы приказа не существует.

Выплата: суммы и сроки

В обязанности ответственного за осуществление учета рабочего времени руководителя входит производство записи в табель отработанных сотрудником дней, когда он использовал личный автомобиль.

Компенсации за использование личного автотранспорта устанавливается в размерах:

  • за легковые автомобили выплачивается 400 рублей за каждый отработанный день, но она не должна превышать 8 000 рублей в месяц;
  • за мотоциклы за каждый день отработки составляет 200 рублей, при этом в месяц он не должен превысить 4 000 рублей.

Начисление компенсационных выплат в бухгалтерском учете заносится в статью счета 73, где записываются прочие операции при работе с персоналом. В нем необходимо записать размер компенсации, который подлежит к выдаче.

 Выплата компенсации совершается на основании справки, которая оформляется непосредственным руководителем. В ней отражается количество отработанных  дней.

Источник: http://hoz-molotok.ru/kompensatsiya-rabotniku-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019

Договор использования личного автомобиля в служебных целях 2019

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Нормативное основание для возмещения компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях предусмотрено в стат. 188 ТК.

Здесь сказано, что работник может получить средства не только за регулярное (или разовое) использование своего транспорта, но и за связанные с эксплуатацией расходы.

Это оплата амортизации, а также сопутствующих затрат (на бензин, мойку, ремонт, парковку и пр.).

Размер выплат определяется в отдельном соглашении. Документ составляется работодателем и сотрудником в письменном виде. Если соглашение не заключено, работодатель вправе не компенсировать специалисту расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2019 году:

  • Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
  • Трудовой договор;
  • Должностная инструкция сотрудника;
  • Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
  • Приказ руководителя об установлении выплаты.

Образцы:

При подписании соглашения нужно указать, какому сотруднику компенсируется использование автомобиля, какой марки и года выпуска ТС (транспортное средство).

Дополнительно обозначается периодичность, длительность и срок эксплуатации машины; цели и обязанности, для которых требуется личный автомобиль.

В качестве подтверждения факта использования авто в служебных целях работник предъявляет чеки АЗС, квитанции с моек и т.д.

Размер компенсации

По нормам ТК РФ размер компенсации работникам за использование личного транспорта устанавливается в соглашениях с ними. Выплату можно начислять в фиксированной сумме или в зависимости от интенсивности поездок.

Государство предусмотрело нормы списания, которые используются при расчете налога с прибыли. Предельные суммы компенсации на 2019 г. установлены в Постановлении № 92 от 08.02.02 г.:

  • Для легкового автомобиля с мощностью двигателя до 2000 куб. см. – 1200 руб. за месяц.
  • Для легкового автомобиля с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. за месяц.
  • Для мотоциклов – 600 руб. за месяц.

Нормативов для грузового автотранспорта не утверждено. Обозначенные параметры являются максимальными при отнесении затрат на расходы в процессе расчета налога с прибыли.

Но работодатель по собственной инициативе вправе выплачивать персоналу и большие суммы. Однако учесть в «прибыльных» затратах удастся только установленные государством лимиты.

Поскольку по грузовому транспорту компенсация не лимитируется, ее можно списать на прочие расходы предприятия в полном объеме (подп. 49 п. 1 стат. 264 НК).

Размеры возмещения командировочных расходов в 2019 году

Расчет сумм производимых выплат

Расчет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году можно выполнять в твердой сумме. При этом выплата начисляется из фактического времени (в днях) эксплуатации транспорта.

Или можно определять выплату индивидуально по произведенным затратам. Для этого сотрудник предъявляет работодателю подтверждающие расходы документы. Это чеки, квитанции на ремонт, мойку, парковку, ТО, ГСМ и т.д. Важно установить размер возмещения в разумных пределах, чтобы проверяющие не прицепились к необоснованному списанию средств.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для своевременного получения средств работник должен сделать следующее:

  1. Написать на имя руководителя работодателя заявление с просьбой о выплате компенсации. Если возмещение предусмотрено в условиях трудового договора, компенсация будет рассчитываться автоматически, а заявление не требуется.
  2. Предоставить работодателю документы о праве собственности на транспортное средство – ПТС или доверенность на управление.
  3. Заключить с работодателем соглашение об эксплуатации автомобиля – в документе должны быть отражены порядок и размер выплаты компенсации.
  4. Составлять акты приема-передачи авто – документ заполняется ежемесячно и подтверждает факт предоставления ТС в аренду.

Налогообложение и страховые взносы

Компенсация за использование личного транспорта НДФЛ не облагается (п. 3 стат. 217 НК). Также не требуется начислять с таких выплат взносы по обязательному страхованию (абз. 10 подп. 2 п. 1 стат. 422 НК). Но только в тех размерах, которые согласованы работодателем и сотрудником. А также при условии, что автомобиль эксплуатируется не в личных целях, а в рабочих.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Проводки по учету компенсации за использование личного транспорта формируются на затратных счетах. Расходы списываются на те же счета, на которых отражается зарплата персонала. В торговых компаниях это сч. 44, в производственных предприятиях – сч. 20 и др. Рекомендуется выдавать средства работнику в месяце начисления, чтобы избежать сложностей с учетом.

В 2019 году выплаты отражаются такой проводкой:

  • Д 20 (44, 23, 25, 26, 29 …) К 73 – начислена работнику компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

В 2019 г. менеджеру организации назначена компенсация за использование легкового автомобиля в рабочих целях. Порядок и условия использования транспорта оговорены в трудовом договоре с работником. Объем двигателя машины равен 1500 куб. см.

Выплата начисляется в фиксированном размере, который составляет 1200 руб. в месяц. Возмещение расходов начинается с августа. В этом месяце по производственному календарю 22 рабочих дня. Работник находился на больничном с 5-го по 9-ое августа. А значит, компенсации подлежат 17 рабочих дней. Бухгалтер сделает расчет выплаты так:

  • 1200 руб. / 22 дн. = 54,54 руб. составляет размер ежедневной компенсации.
  • 54,54 руб. х 17 дн. = 927,18 руб. начислено за 17 дней эксплуатации транспорта.

Эта операция обозначена в учете следующей проводкой:

  • Д 26 К 73 на 927,18 руб. – отражено начисление компенсационной выплаты сотруднику за использование личного автомобиля.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102882-qqq-07-24-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-slujebnyh-tselyah-2019

Использование личного автомобиля в служебных целях в 2018 году — заправка ГСМ, НДФЛ, для ИП

Договор использования личного автомобиля в служебных целях 2019

— Организация бизнеса — Кадры — Использование личного автомобиля в служебных целях

Вопрос того, как оформить использование личного автомобиля в служебных целях сотрудником предприятия является достаточно сложным как для российских работодателей, так и для самих работников-автовладельцев.

Однако на текущий момент действующее законодательство предоставляет достаточно широкий выбор возможных механизмов, которые можно применить в данной ситуации, что может повлиять на размер компенсации за использование собственной машины при работе на какое-либо предприятие.

Также особого внимания заслуживает и вопрос использования личного транспорта индивидуальным предпринимателем.

Использование личного автомобиля в служебных целях – правовая база и варианты действий

Российское законодательство не содержит отдельных нормативных документов, которые бы непосредственно регулировали вопросы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях и были бы посвящены им целиком и полностью. Возможность применения личных транспортных средств при ведении трудовой деятельности согласно российскому законодательству существует – она закреплена в положениях статьи 188 Трудового кодекса РФ.

В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:

  • Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо трудовом договоре с сотрудником или коллективном договоре. В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ. В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
  • Аренда. Часто для снижения фактических расходов одной из сторон трудовых взаимоотношений, а также в целях оптимизации учета всех затрат, связанных с использованием автомобильного транспорта, используется механизм аренды. В данной ситуации организация фактически берет автомобильный транспорт в аренду без услуг водителя, а сам работник таким образом ездит уже на фактически служебном транспорте, находящемся на балансе предприятия. Договор аренды позволяет предусмотреть полную схему компенсирования затрат на автомобиль без ограничений, однако имеет и ряд свойственных ему недостатков.
  • Ссуда. Применение механизма безвозмездной ссуды автомобиля также является оправданным способом использования личного транспорта в служебных целях. В таковом случае работник не будет получать прямого вознаграждения за предоставление своего транспорта, но, в то же самое время, это снизит и общую налоговую нагрузку, связанную с учетом НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.
  • Заключение договора ГПХ с водителем. В некоторых ситуациях вместо полноценного трудоустройства есть возможность заключить с водителем договор гражданско-правового характера на предоставление услуг по транспортировке товаров или людей. Однако данный вариант организации деятельности имеет как свои преимущества, так и недостатки, серьезно выделяющие и отличающие его от иных способов применения служебного автомобиля в личных целях.

Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра. Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2018 год предрейсовый медосмотр обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Отдельный порядок компенсации предусмотрен в данном случае для сотрудников органов внутренних дел, Следственного комитета, а также некоторых иных категорий государственных служащих.

В отношении же простых работников имеет место ряд нюансов, связанных с расходами предприятия на компенсацию таковых услуг в целях учета налогообложения и прибыли. Так, статья 264 НК РФ и Постановление Правительства №92 от 08.02.

2002 устанавливают предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в размере 1200 рублей для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см и 1500 рублей – для превышающих данный объем.

Все суммы прямых компенсаций за использование личного транспорта в данном случае не могут превышать означенных средств в целях учета расходов.

Данное ограничение касается только расчета фиксированной ежемесячной компенсации, а не расходов, привязанных к обслуживанию транспорта.

То есть, в вопросах учета расходов на ГСМ, на ремонт автомобиля и иных схожих затрат, ограничения на внесение в расходную часть отчетности предприятия не предусмотрено.

К особенностям работы на личном автомобиле в служебных целях можно отнести:

  • Простоту оформления взаимоотношений. В данном случае предприятию не требуется заключать дополнительных договоров с работником.
  • Отсутствие налогообложения при правильном учете и расчете компенсаций.
  • Сложности в подсчете фактических расходов на ГСМ и ремонт и необходимость введения дополнительных механизмов учета.
  • Ограниченные возможности действий работника по защите собственных прав.

Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды

Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование.

Это влечет за собой возложение именно на предприятие обязанности по обслуживанию автомобиля, его ремонту, учету ГСМ, однако, в свою очередь, значительно упрощает ведение отчетности с точки зрения расчетов НДФЛ и расходов предприятия в вопросах налогообложения.

Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях.

К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:

  • Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
  • Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
  • Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
  • Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.

Аренда личного автомобиля предприятием для использования в служебных целях

Сдача личного автомобиля в аренду в целях последующего использования его в служебных целях является достаточно распространенной практикой.

Такая методика организации взаимоотношений позволяет обеспечить работнику достаточный уровень гарантий по сохранности его транспорта, предоставить дополнительное вознаграждение, а также поставить автомобиль на баланс предприятия, что, как и в случае с ссудой, значительно упростит ведение отчетности и последующую ее сдачу.

Однако к недостаткам подобного способа использования личного транспорта в служебных целях можно отнести необходимость уплачивать НДФЛ с арендных выплат сотруднику, оформлять заново страховку на транспортное средство и заключать дополнительный договор аренды.

При этом все это нужно делать, устанавливая одновременно с этим новые локальные акты на предприятии, которые бы регулировали взаимоотношения с собственниками такового транспорта, работающими на предприятии. Необходимо также помнить, что в данном случае должен заключаться именно договор аренды транспортного средства без экипажа.

Правовое регулирование означенного вопроса наиболее подробно раскрывается положениями статьи 643 ГК РФ.

Использование своего транспорта на работе по договору ГПХ

Договор гражданско-правового характера часто используется многими представителями бизнеса в качестве альтернативы трудовому договору.

В данном случае фактически исполняющий свои обязанности работник становится с точки зрения законодательства исполнителем, а его фактический работодатель – заказчиком.

Соответственно, в данных отношениях не применяются нормативы трудового права и положения ТК РФ в целом. Это имеет как определенные плюсы, так и минусы для каждой из сторон взаимоотношений.

В вопросах же использования личного транспорта с применением подобного правового механизма следует отметить, что владелец автомобиля вправе предоставлять нанимателю транспорт как по договору аренды без экипажа, так и по договору аренды с экипажем, а также подряда, субподряда или прямого оказания услуг по перевозке или транспортному обслуживанию. Однако в данном случае необходимо, чтобы владелец транспорта имел надлежащие права для осуществления таковой деятельности – то есть, являлся субъектом предпринимательства, что может повлечь за собой определенные дополнительные расходы времени и денежные затраты.

Использование личного автомобиля индивидуальным предпринимателем или директором ООО

Если же личный автомобиль в служебных целях использует индивидуальный предприниматель или же директор предприятия, то в данном случае также могут использоваться и иные механизмы оформления данных действий.

В первую очередь, следует отметить, что ни сам ИП, ни директор предприятия тем более не освобождаются от обязанности проходить медицинские осмотры, выписывать себе путевые листы и должным образом оформлять рабочие поездки в целом.

Однако на практике данное требование соблюдается далеко не всегда, особенно если деятельность субъекта хозяйствования, который они представляют, не связана с транспортными перевозками напрямую.

В данном случае при возникновении каких-либо проблем, как предприниматель, так и директор вправе объяснить свои поездки личными, а не рабочими целями.

И для того, чтобы обвинить их в нарушении законодательства, сотрудникам правоохранительных органов и следствию придется объективно доказать факт исполнения ими именно рабочих функций на момент какого-либо происшествия, если таковое произошло.

В случае с директором ООО, вне зависимости от того, является ли он одним из учредителей или даже единственным учредителем юридического лица, он может использовать для оформления личного автомобиля на предприятии любые вышеозначенные способы – аренду, безвозмездное пользование транспортом или же компенсационный порядок. Это допускается, так как он одновременно выступает и физическим лицом – директором и работником, и представителем юридического лица.

В отношении же индивидуальных предпринимателей, арендовать или ссудить автомобиль самому себе, равно как и трудоустроить себя в качестве собственного же работника не получится. Законодательством прямо устанавливается необходимость заключения договора между как минимум двумя разными лицами в данных ситуациях, а сам ИП является лишь физическим лицом.

Чтобы учитывать расходы на транспорт в целях налогообложения, индивидуальному предпринимателю будет необходимо поставить автомобиль на баланс предприятия.  Аналогичные действия допускаются и для директора ООО без использования вышеозначенных механизмов правового регулирования. (23 голос., 4,61 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyh-tselyah.html

Компенсация за использование личного автомобиля

Договор использования личного автомобиля в служебных целях 2019

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты.

Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом.

Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»Приказ №7о назначении компенсации за использование личного имущества работниковг. Санкт-Петербург 01.08.2018Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

При отсутствии необходимости использовать автомобиль сотрудника на постоянной основе имеет смысл заключить договор на разовое использование автомобиля сотрудника. Такой вариант также является законным. 

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ, работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

  • за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

  • при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
  • при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
  • для мотоциклов  – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

  • документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
  • кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживание, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, которые за него выплачивает работодатель, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

  • размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
  • компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном); 

Источник: https://tbis.ru/kadry/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году

Договор использования личного автомобиля в служебных целях 2019

Работая с людьми, осуществляя перевозки товара либо пассажиров, проводя много времени в дороге по долгу службы владельцам автомашин приходится использовать свою автомашину для исполнения рабочих функций.

За использование автомашины в интересах компании её служащему устанавливается выплата на её содержание и обслуживание.

Когда положена компенсация

Частое применение своей личной автомашины по долгу службы компенсируется предприятием своим служащим, когда в их обязанности вменяется необходимость совершения систематических поездок по делам компании (командировки, перевозки).

В таком случае сотрудник компании правомочен требовать компенсировать свои расходы на обслуживание машины – амортизацию, заправку топливным бензином, плату за парковочное место.

Факт применения собственной машины для осуществления трудовых обязанностей, порядок возмещения произведенных издержек на топливные ресурсы, содержание фиксируется в виде отдельного соглашения, исходя из требований ст. 188 ТК РФ.

Какие затраты подлежат компенсации

Компания производит компенсирование всех расходов, которые несёт ее служащий, связанные с эксплуатацией ТС, включая:

  • техобслуживание;
  • расходы по ремонту;
  • оплата ГСМ.

При достижении с работником договоренности об использовании его автомобиля в виде арендованного имущества работодатель принимает на себя обязательства по компенсированию ущерба третьим лицам и получение страховки ОСАГО

Какие нужны документы

Таблица 1. Документы для оформления компенсации затрат на личный автотранспорт.

ДокументОписание
Трудовой договор1.      Должен  содержать согласие сотрудника компании на использование  своей машины

2.      Описываются  подробные характеристики автомашины, марка, регистрационный номер.

3.      Указывается  фиксированный размер компенсационной выплаты, порядок возмещения, срок  выплаты (одновременно с заработной платой, по факту использования).

ПриказИздается приказ о возмещении затрат (компенсации), подписывается  руководителем, содержит основные условия компенсации с указанием ФИО и  должности работника.
Автодокументы1.      Документы,  свидетельствующие о принадлежности автомобиля сотруднику компании (ПТС, СТС).

2.      Страховка ОСАГО, КАСКО.

Оформление аренды автомашиныАвтомашина передаточным актом оформляется в аренду компании.
Соглашение об оказании услугУказываются сроки выполнения и величина вознаграждения
ПутевкиВ путевках фиксируются производимые траты на топливные ресурсы и смазочные материалы, маршрут и цель поездки,  исправность автотранспорта
Счета — фактуры на амортизацию, технический ремонт автомашины, замену ее отдельных элементовДля компенсирования произведенных затрат

Способы оформления

Оформить пользование своего собственного автотранспортного средства служащим компании можно несколькими способами:

  1. Заключить соглашение об аренде автотранспортного средства. Компания арендует личную машину, обеспечивая полностью ее обслуживание, а работник фактически использует транспорт, находящийся на балансе организации.
  2. Производить компенсационные выплаты. Размер, срок, порядок и механизм компенсирования применения своего личного автотранспортного средства устанавливается контрактом с работником либо коллективным договором. Компенсирование таких трат не облагается налогом на доходы физических лиц.
  3. Оформить ссуду. Происходит передача служащим в непосредственное пользование компании, что влечет обязанность юридического лица по его содержанию и обслуживанию. Страховой полис необходимо переоформить на компанию
  4. Заключить соглашение гражданского характера вместо указания применения машины в трудовом контракте.

Договор аренды

Гражданский кодекс РФ предусматривает договор аренды автомашины с экипажем (водителем) и без него.

По условиям договора сотрудник, сдавший личную машину в аренду компании, получает за ее использование арендные платежи, а не компенсирование затрат.

Соглашение об аренде составляется в письменной форме и должен содержать:

  • сведения об автомашине (реквизиты, описание и правоустанавливающую документацию);
  • в течение какого периода времени арендованная автомашина будет использоваться;
  • условия, сумму, порядок внесения арендных платежей;
  • условия расторжения соглашения.

Компания – арендатор осуществляет расходы по обслуживанию и техническому обеспечению автомашины .

Страховые взносы на арендные платежи не начисляются в силу ст. 420 Налогового кодекса РФ.

При возникновении споров, рассматриваемых судами, в процессе рассмотрения дела выясняется фактическая передача работником своего автомобиля компании.

Если работник пользовался автомобилем без оформления соответствующего соглашения (с экипажем), то выплате подлежит компенсация за пользование собственного транспорта в служебных целях, а договор аренды считается незаключенным.

Таблица 2. Основные отличия оформления автомашины в соответствии с трудовым и гражданским законодательством

ТК РФГК РФ
НормаСт. 188Статьи 606, 632 — 649
ВариантыУказание на применения собственного ТС в трудовом контракте.

Оформление доп соглашения к контракту.

Заключение иного соглашения

1.      Договор  аренды ТС с экипажем.

2.      Договор  аренды ТС без экипажа.

Переход праваПраво пользования  и владения  не переходит к работодателюПраво пользования и владения с момента передачи авто
ИспользованиеТС может использоваться для личных нуждТС используется только в рабочее время и для служебных поездок

Условия получения компенсации

Для получения компенсации за применение личного имущества (ТС) необходимо соблюдение ряда условий:

  1. Автовладелец должен являться сотрудником и с ним заключен трудовой контракт.
  2. Функции работника должны быть связаны с разъездами и подтверждаться должностной инструкцией, соглашением к контракту.
  3. Имущество принадлежит сотруднику на праве собственности.
  4. Сотрудник лично использует автотранспорт.

Важно! Обязательным условием для осуществления компенсации расходов, связанных с использованием личного имущества сотрудника является использование его в интересах работодателя с согласия автовладельца.

Категории сотрудников

Применять личное ТС в служебных целях вправе:

  1. Сотрудники органов внутренних дел (в т.ч. полиции).
  2. Работники уголовно-исполнительной системы.
  3. Сотрудники противопожарных служб.
  4. Сотрудники органов по борьбе с наркотиками.
  5. Таможенные службы.
  6. Федеральные гос служащие.

Особенности

Компенсации выплачиваются только работникам, которые по долгу службы часто разъезжают.

Компенсация производится по распоряжению руководителя по заявлению сотрудника с указанием в течение какого времени используется ТС и при выполнении каких обязанностей.

Обязательно оформляется путевой лист, проводится медосмотр водителя и осмотр ТС.

Порядок получения компенсации

Получение компенсации расходов, связанных с использованием личной автомашины для служебных поездок происходит в несколько этапов:

Таблица 4. Пошаговая инструкция получения компенсации

П/пЭтапПримечание
1.Подача заявленияВ случае, если трудовым договором не предусмотрено использование  личного транспорта для служебных поездок
2.Представление документовНеобходимо представить доказательства принадлежности автомобиля  сотруднику (ПТС, СТС, страховой полис)
3.Заключение договораПо соглашению между работодателем и автовладельцем может быть  заключен договор аренды либо оказания услуг, автомобиль передается по акту (официальное  трудоустройство не обязательно)
4.Произведение компенсацииЗаполняются путевые листы, предоставляются товарные и кассовые чеки,  квитанции в подтверждение расходов на приобретение ГСМ, затрат на ремонт и  техническое обслуживание

НДФЛ

Использование собственного автомобиля для исполнения служебных обязанностей (часть 3 статьи 217 НК РФ) не является доходом работника и не учитывается в составе налогооблагаемой базы по НДФЛ и на произведенные затраты согласно  статье 422 НК РФ (пп. 2 п. 1) не начисляются страховые взносы.

При оформлении договора аренды либо оказания услуг полученные выплаты считаются доходом физического лица и подлежат обложению налогом в размере 13% (для нерезидентов РФ – 30%).

Налог на прибыль

Для целей налогообложения компания может учесть компенсационные выплаты в виде прочих расходов для уменьшения налога на прибыль (подпункт 11 п. 1 статьи 264 НК РФ).

Такие выплаты производятся предприятием с учетом пояснений Министерства финансов (письмо 03-03-06/1/18366).

Затраты на грузовой автотранспорт включаются в полном объеме, а расходы на легковую машину – в пределах установленных норм.

Возмещение затрат по использованию сотрудником компании личного автомобиля также учитывается при использовании упрощенного режима налогообложения по единому налогу.

В качестве подтверждения эксплуатации автомобиля представляются путевки.

Отсутствие путевок, чеков и квитанций, документов на автотранспорт, а также  документов, подтверждающих основание для выплаты компенсации, может явиться основанием для исключения таких расходов из налоговой базы при проведении налоговым органом проверки обоснованности уменьшения предприятием налога на прибыль.

Компенсация ГСМ, по мнению налоговиков, не включается в состав расходов отдельно, а учитывается в общей сумме затрат.

Примеры

Пример 1.

Работник предприятия Кондрашов М.Л. заключил соглашение о применении личного для  предложения товара компании сторонним организациям и  оформления договоров купли-продажи товаров. По условиям соглашения оплата бензина производится из расчёта 5 руб. за 100 км пробега, возмещение затрат на эксплуатацию ТС – 3 000 руб. ежемесячно.

За месяц Кондрашов проехал 500 км. Ему полагается:

3 000 – 1 200 = 1 800 руб. за эксплуатацию транспорта.

5*500:100*45 (цена бензина) = 1 125 руб. за ГСМ

Пример 2. Симонов К.П. исполняя трудовые функции, связанные с частыми поездками, использует свой автомобиль Mitsubishi lancer. Объём двигателя – 1 600 куб.см.

Приказом генерального директора компании  Симонову установлена ежемесячная компенсационная выплата за пользование своей автомашины в размере 2 100 руб.

При расчете налога на прибыль главным бухгалтером из этой суммы 1 200 руб. (установленная норма) учтены в качестве прочих расходов, 900 руб. в расчет не принимались учитывались, поскольку остаток суммы превышает норму.

Источник: https://poluchi-lgoty.ru/ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyx-celyax/

Адвокат 24